Le coronavirus nous a forcés à déployer le télétravail à une très grande échelle. Jamais nous n’aurions souhaité ni pu nous attendre à une telle soudaineté dans sa mise en œuvre. Il va falloir, pour les managers et les collaborateurs, faire face à trois défis majeurs.

Défi n°1 : Tout le monde n’a pas la même expérience du télétravail. Vous devez donc mettre tous vos collaborateurs à niveau.

N’oubliez pas qu’il existe une « langue » du télétravail et qu’elle n’est ni facile ni rapide à maîtriser. Un nouveau déséquilibre peut émerger dans votre équipe : les collaborateurs à l’aise dans le télétravail d’un côté et ceux déstabilisés par ce nouveau mode de fonctionnement, de l’autre. Si vous êtes un habitué du travail à distance, essayez de vous rappeler vos débuts. Quelles étaient vos erreurs les plus fréquentes ? Vous est-il arrivé d’oublier d’ouvrir votre micro en réunion ? De laisser votre micro allumé aux toilettes ? Si le virtuel est nouveau pour vous, vous pouvez vous sentir dépassé ou un peu inquiet – n’ayez pas peur de demander de l’aide ou des conseils. En tant que manager, commencez vos réunions par un tour de table des difficultés rencontrées par chacun des membres de votre équipe, ainsi que des bonnes pratiques qu’ils ont mises en place. Cela permettra d’aborder des questions spécifiques et de renforcer les liens.

La technologie oui, mais petit à petit

N’oubliez pas non plus que tout le monde ne dispose pas d’un équipement high tech à la maison – et ce n’est pas grave. Contrairement à ce que l’on croit souvent, pouvoir utiliser la technologie la plus récente et la plus performante n’a pas vraiment d’impact sur votre collaboration virtuelle. Commencez par des choses simples et passez aux solutions plus complexes ensuite :

1- Le plus important est la qualité du son. On peut s’accommoder de coupures dans l’image, mais il est nettement plus difficile de comprendre son interlocuteur lorsque ses paroles sont hachées. Si besoin, n’utilisez donc que le son, comme on le fait déjà lorsque l’on échange par téléphone. Ce qui, du reste, fonctionne très bien.

2- Passez ensuite à la vidéo pour une expérience plus riche et plus connectée aux autres.

3- Enfin, mettez en place un espace de travail virtuel partagé. Personne n’aura plus à réclamer tel ou tel fichier ni à contrôler que tout le monde travaille sur la même version d’un document.

Par ailleurs, ne cédez pas à la facilité, qui consiste à s’énerver contre un individu alors que le problème n’est que technologique. Nous avons tous été confrontés à la mauvaise connexion internet d’un collègue lors d’une visioconférence. Il ne nous faut alors, en général, pas longtemps pour retourner notre agacement contre ce collègue qui nous oblige à nous répéter ou à nous reconnecter. Soyez-y attentif.

Défi n°2 : Le travail à distance n’obéit pas aux mêmes règles, il faut donc repenser la façon dont vous structurez votre travail.

Instaurez des règles et des routines

Travailler à domicile est un vrai défi, notamment parce que vous devez gérer deux parties de votre vie désormais réunies au même endroit. Fixez-vous des règles : décidez où se trouve votre espace de travail (et où il ne se trouve pas) et établissez des rituels et des routines quotidiennes qui séparent clairement les moments où vous êtes au travail de ceux où vous ne l’êtes pas. N’oubliez pas que la régularité est votre amie : commencez, par exemple, votre journée par de l’exercice physique, prenez vos repas à heure fixe, consultez votre boîte mail à intervalles réguliers mais pas constamment. N’oubliez pas non plus d’organiser des rendez-vous avec vos amis régulièrement pour prendre de leurs nouvelles.

Soyez compréhensifs les uns avec les autres

Bien que séparer le travail du non travail soit un point clé, vous n’y arriverez jamais tout à fait. A un moment donné, la vie de famille fera irruption sans crier gare, comme lors de cette célèbre interview pour la BBC d’un père de famille dont les enfants se sont invités à l’écran. Pour ne pas être pris au dépourvu, anticipez ces moments car ils arriveront obligatoirement. Pour cela, une excellente technique consiste à faire une visite virtuelle de votre espace de travail. Faites-en le tour avec votre caméra et demandez-vous d’où pourraient provenir d’éventuels perturbateurs comme des enfants turbulents, un animal curieux ou un conjoint partageant votre bureau. Pas de panique, ce type d’imprévus resserre souvent les liens avec vos collègues, eux-mêmes confrontés aux mêmes difficultés.

Fixez les règles de base

J’ai étudié les équipes – virtuelles ou non – pendant des années et une chose est sûre, il n’existe pas de modèle unique. C’est pour cette raison que la façon dont on jette les bases d’une équipe est si importante. Les équipes qui prennent la peine de communiquer dès le départ pour décider de la manière dont elles veulent travailler à distance ne perdent pas leur temps, elles en gagnent. Ne pensez pas que vous puissiez sauter cette étape parce que les membres de votre équipe travaillent ensemble depuis longtemps. En effet, ces deux modes de travail ne sont pas comparables.

Instaurez de nouvelles règles de fonctionnement. Convenez à la fois des éléments techniques, ou organisationnels, comme les horaires d’interaction (n’oubliez pas que la régularité favorise la confiance) et les outils utilisés (par exemple, le courrier électronique pour l’envoi de documents, la vidéo pour les discussions complexes, les plateformes de chat pour les discussions informelles) – et de ce qui ne relève pas de la technique : le rôle de chacun, les responsabilités des uns et des autres et les normes comportementales au sein du groupe. Vous verrez, vous pourriez même, à cette occasion, améliorer votre façon de travailler.

Défi n°3 : Le télétravail brouille les frontières entre vie professionnelle et vie privée, nous obligeant à envisager les choses de manière globale.

Espaces virtuels versus besoins psychologiques et sociaux réels

Le Covid-19 a encore plus bouleversé le travail que ne l’a fait le télétravail à ses débuts. Pour certains, le confinement signifie rompre avec la routine quotidienne du travail. Pour d’autres, cela peut se traduire par un isolement social très sévère. On peut comprendre ceux qui sont ravis de ne plus perdre leur temps dans des bavardages à la machine à café ou à la cantine, mais n’oublions pas que ces discussions informelles servent en fait des objectifs essentiels. Ce sont de véritables catalyseurs de partage de connaissances et elles sont essentielles pour les connexions sociales, les amitiés et les réseaux de soutien dont votre entreprise a besoin.

N’oubliez pas que les interactions virtuelles ne sont qu’un faible substitut aux discussions en face à face. Les réseaux sociaux permettent peut-être de se connecter à un plus grand nombre d’individus mais ces relations sont plus ténues et n’apportent pas les bénéfices physiologiques et psychologiques des rencontres dans le monde réel.

Par conséquent, lorsque vous mettez en place vos routines de travail à distance, pensez à la dynamique sociale de l’équipe. Réfléchissez à la façon dont vous pouvez favoriser les liens, sur le plan professionnel comme personnel. Réserver du temps pour prendre des nouvelles des uns et des autres. Renforcer les relations interpersonnelles s’avérera toujours payant.

Par Harvard Business Review France