Votre équipe vous fait part de chaque interrogation et de chaque difficulté ? Voici quatre stratégies à suivre pour limiter ces demandes et donner à vos collaborateurs les moyens de prendre leurs propres décisions.

Vous êtes enfin concentré sur votre tâche. Vos doigts courent sur le clavier et le projet de stratégie sur lequel vous travaillez avance à grand pas. Mais vous recevez une question d’un membre de votre équipe par la messagerie instantanée. Puis une autre. Sans même que vous vous en rendiez compte, l’après-midi tire à sa fin et vous en êtes toujours au même stade. Ça vous dit quelque chose ?

Pour améliorer sa concentration et se ménager des périodes de réflexion, un manager doit favoriser l’indépendance des membres de son équipe. Surtout si elle ne travaille pas en présentiel, car la quantité de « questions rapides » envoyées par les canaux de communication instantanée peut sinon s’avérer inépuisable.

Commencez par analyser le problème. Pourquoi les membres de votre équipe se sentent-ils obligés de vous demander votre avis ? Est-ce parce qu’ils n’ont pas confiance en leurs propres décisions ? Parce qu’ils craignent des représailles s’ils en prennent une « mauvaise » ? Parce qu’ils n’ont pas les qualifications ou l’expérience nécessaires ? Classer en différentes catégories les problèmes rencontrés peut vous aider à dégager de grandes tendances et à prendre des mesures correctives.

Après avoir compris ce pour quoi ils vous sollicitent, vous devez déterminer pourquoi, ainsi que le rôle que vous jouez là-dedans. Est-ce que, par votre comportement, vous autorisez, voire encouragez, les membres de votre équipe à vous faire part de la moindre petite difficulté qu’ils rencontrent dans leur journée ? En concluent-ils que vous êtes la seule personne en mesure de régler des problèmes ou de prendre des décisions ? Votre manière d’interagir avec eux les amène-t-elle à ne pas avoir confiance en leur propre opinion ou à ne pas savoir exactement de quelle autorité ils disposent ? Ont-ils de bonnes raisons de craindre de commettre une erreur ?

Voici quatre grandes idées à mettre en pratique pour renforcer l’autonomie de votre équipe tout en vous aidant à être plus productif.

1. Insistez sur le management de l’attention

Commencez par déterminer si votre entreprise a adopté ou encouragé une « politique de la porte ouverte ». Si tel est le cas, formulez-la explicitement, avec une définition claire.

Bien sûr, il est important que les dirigeants soient disponibles pour leur équipe. Mais cette disponibilité ne devrait pas se traduire par des interruptions imprévisibles du travail de chacun, tout au long de la journée. Une politique de la porte ouverte ne veut pas dire que tout le monde peut être interrompu à n’importe quel moment et pour n’importe quelle raison. Il vaut mieux établir clairement que tous les membres de votre entreprise doivent être accessibles, sans être pour autant constamment disponibles. Chaque personne doit indiquer à quel moment elle peut être interrompue et à quel moment elle ne le peut pas. Et la culture d’entreprise doit soutenir la mise en place de ces temps de travail préservés des diverses sources de distractions.

Dans le cadre du télétravail, encouragez les membres de votre équipe à mieux gérer leur attention en fermant régulièrement leur messagerie électronique, en mettant leur téléphone en mode silencieux et hors de leur champ de vision et en affichant « Ne pas déranger » sur leurs outils de chat. Vous devriez montrer l’exemple, car si vous n’adoptez pas vous aussi ces comportements, votre équipe ne s’y mettra pas non plus, quelles que soient vos recommandations.

Au bureau, indiquez clairement par certains signaux les périodes pendant lesquelles vous ne voulez pas être dérangé et encouragez votre équipe à faire de même : vous pouvez par exemple utiliser une pancarte « Ne pas déranger », placer un petit drapeau en haut de la cloison de votre espace de travail ou mettre un casque audio. Tout le monde devrait connaître ces signaux et leur signification. Utilisez-les judicieusement pour vous ménager des périodes de concentration et enlevez-les quand vous êtes prêt à être interrompu.

Ces pratiques peuvent sembler impossibles à mettre en œuvre dans votre organisation. Dans ce cas, vous devez observer les modalités de communication. Efforcez-vous d’instaurer une culture qui favorise la communication asynchrone : les conversations n’ont pas toujours lieu « en direct », mais chacun peut y participer quand sa charge de travail le lui permet. Mon outil de travail en équipe préféré, Twist, propose un excellent guide sur le sujet.

2. Favorisez la confiance en soi

Définissez clairement les fonctions de vos collaborateurs, en veillant à ce qu’ils comprennent bien les responsabilités qui leur incombent, les décisions qu’ils peuvent et devraient prendre seuls et les limites générales de leurs attributions. Encouragez-les ensuite à trouver eux-mêmes des solutions à leurs problèmes quotidiens. Au lieu de répondre à leurs questions, essayez de leur dire : « J’ai confiance en votre capacité à décider. » Plus vos subordonnés directs réussiront à régler eux-mêmes leurs problèmes, plus ils auront confiance en eux. Cette approche est une excellente façon de favoriser le développement professionnel des membres de votre équipe tout en vous donnant davantage de possibilités de travailler sans interruption.

Mais si vous avez tendance à aimer avoir le contrôle et participer à toutes les décisions, cela risque de nuire à l’autonomie de votre équipe. Ce type de « micromanagement » est une charge pour vous et un frein à la croissance de votre équipe. Vous ne pouvez pas – et ne devez pas – faire vous-même le travail de vos collaborateurs. Donnez aux membres de votre équipe le pouvoir de prendre eux-mêmes des décisions. Vous ne savez pas si vous êtes ou non un adepte du micromanagement ? Demandez un feed-back sincère à une personne de confiance parmi vos homologues ou vos anciens collaborateurs.

3. Prenez les décisions difficiles

Si vous n’avez pas confiance en la capacité à décider de certains de vos collaborateurs, essayez de comprendre pourquoi, afin d’y remédier. Leur manque-t-il certaines compétences ? Une formation supplémentaire leur serait-elle utile ? Le collaborateur en question est-il nouveau ? Il a peut-être besoin d’un peu plus de temps pour « apprendre les ficelles du métier ». Lui trouver un mentor ou un « buddy » (un « pote » ou « partenaire », un français) au sein de l’équipe serait bénéfique. Mais fixez une échéance précise pour ces différents remèdes.

De temps à autre, vous constaterez peut-être que vous avez fait une erreur de recrutement. Il faut alors se poser deux questions difficiles : s’agit-il d’un bon profil, mais au mauvais poste ? Ou ce collaborateur n’a-t-il pas sa place dans l’entreprise ? Ne remettez pas la décision à plus tard. Tirez le meilleur parti de la situation, pour vous et pour votre collaborateur, en l’aidant à trouver un autre poste au sein de votre organisation ou un nouvel emploi ailleurs. Cela vous permettra de limiter les dégâts, tout en contribuant à améliorer la réputation de votre entreprise, qui sera ainsi perçue comme une organisation où il fait bon travailler.

4. Donnez le droit à l’erreur

Si des erreurs de bonne foi entraînent de lourdes et pénibles conséquences, votre entreprise possède une culture dans laquelle chacun cherche avant tout à se couvrir. Si vos collaborateurs viennent vous voir, ce n’est alors pas pour avoir votre avis, mais pour éviter d’avoir à porter par la suite la responsabilité d’une mauvaise décision. Cela restreint la croissance et empêche votre entreprise de s’adapter. Il est souvent conseillé de faire les commentaires positifs en public et les commentaires négatifs en privé. Adressez-vous en aparté aux membres de votre équipe quand l’une de leurs décisions ne donne pas de bons résultats. Rappelez-leur que les erreurs sont souvent instructives. Faites en sorte qu’ils assument la responsabilité de leur décision en transformant les erreurs en opportunités d’apprentissage. Insistez sur les enseignements à tirer de l’expérience et vérifiez qu’ils ont bien été compris, mais quand la décision a été prise de bonne foi et de façon éthique, faites preuve d’empathie et de soutien.

En mettant en pratique ces quatre stratégies, vous arriverez à réduire drastiquement les interruptions de vos subordonnés directs et vous vous créerez davantage d’opportunités de vous concentrer sur le travail de réflexion qu’exigent vos fonctions. Ce faisant, vous développerez la confiance en soi, l’innovation et la créativité des membres de votre équipe. Donner à votre équipe les moyens de travailler de façon plus indépendante fait de vous un meilleur leader et contribue à terme au succès de toute votre organisation.

Par Maura Thomas