Les gestionnaires de projet doivent développer certaines compétences et prendre certaines responsabilités pour mener à bien les projets qui leur sont confiés. En effet, la gestion de projet nécessite des compétences qui permettent de piloter et de coordonner les équipes. En plus de ses compétences techniques, le gestionnaire de projet doit savoir communiquer et maîtriser les outils de gestion pour assurer la conduite du projet.

Sans gestionnaire de projet, les équipes auront du mal à atteindre les objectifs. Elles seront rapidement débordées face à l’ampleur des tâches à accomplir. Le gestionnaire de projet doit ainsi intervenir dans la réalisation du projet et de ses livrables. Ses compétences lui permettront également de gérer les risques et les impacts du projet lors de toutes les phases tout en évaluant l’avancement des tâches.

Pour réussir son management d’équipe, le responsable du projet doit également être à même de garder les acteurs du projet motivés et organisés. Il doit être capable de mettre en oeuvre des méthodes de travail efficaces et des outils collaboratifs qui renforcent la coordination des équipes travaillant sur un projet.

Voici en détail ce qu’est la notion de gestion de projet ainsi que les 5 responsabilités fondamentales du gestionnaire de projet.

La notion de gestion de projet

À l’instar des opérations récurrentes au sein d’une entreprise, un projet a un caractère temporaire. Il permet notamment de développer un service ou un produit unique. Le gestionnaire de projet intervient ainsi dans une durée déterminée. En effet, en management de projet, il y a toujours un début et une fin.

La conduite de projet nécessite différentes ressources : humaines, financières et matérielles. Pour réussir le projet, le gestionnaire doit tenir compte de toutes les ressources. Il doit également se référer au temps, à la portée du projet et au coût de celui-ci pour que son management de projet soit une parfaite réussite.

Pour réussir la gestion de projets, il est important de développer un bon relationnel. En effet, le gestionnaire de projet doit notamment diriger et motiver les acteurs concernés pour assurer l’exécution du projet. Il doit également établir une relation solide avec les dirigeants et maintenir une bonne communication avec tous les intervenants. Outre ses qualités relationnelles, le gestionnaire de projet doit élaborer un plan de gestion pour accompagner l’avancement du projet.

En effet, les différentes phases du projet sont considérées comme étant réussies lorsque les objectifs sont atteints dans les délais prévus et avec le budget convenu. En outre, le livrable doit correspondre aux attentes et exigences de qualité des clients. C’est au gestionnaire de projet que revient la responsabilité d’assurer la finalisation du projet et de le clôturer de manière contrôlée.

1. Mettre en place le planning pour un gestionnaire de projet
Avant d’établir le planning, il est important de connaître la nécessité du projet. Pour cela, le chef de projet doit préparer une analyse des besoins et de la rentabilité du projet. Il doit aussi constituer les limites et assurer la gestion des risques tout au long de la réalisation du projet.

Parmi les principales responsabilités du chef de projets figure la préparation du planning. Le gestionnaire de projet doit notamment construire un planning de ses équipes tout en planifiant son propre travail. Il doit préparer toutes les tâches des acteurs concernés par le projet.

Établir un planning est nécessaire pour maîtriser et bien piloter un projet. Cette phase a pour objectif d’organiser la réalisation du projet et d’en estimer la durée. Planifier un projet, c’est identifier l’ensemble des tâches et suivre le déroulement du projet dans le temps. Il permet notamment d’éviter que les phases se chevauchent ou que les tâches de certains acteurs soient surchargées.

En gestion de projet, le planning permet une meilleure visibilité sur l’avancement du projet. Il permet également de gagner en efficacité et d’identifier rapidement les incohérences. Pour optimiser la gestion de projet, il existe notamment différents outils pratiques et logiciels de planification efficaces.

2. Fixer les objectifs
Pour un gestionnaire de projet, fixer des objectifs est indispensable pour mener le projet vers le succès. Il permet notamment de déterminer les tâches à accomplir. Pour fixer les objectifs, le responsable de projet doit toujours se référer aux résultats attendus. En effet, ce sont les objectifs qui structurent le projet et qui permettent d’avancer.

Suivant le type de projet, le gestionnaire de projet peut mettre en œuvre plusieurs objectifs. Sur le plan opérationnel, les objectifs spécifiques permettront au chef de projet de mesurer la réussite du projet à chaque étape. Les gestionnaires de projets dont les objectifs ont été identifiés sont en général ceux qui réussissent le mieux.

Les objectifs définis doivent intégrer le tableau de bord et permettent au gestionnaire de projet d’optimiser le pilotage du projet. Ils permettent en outre de déterminer la précision des tâches à accomplir et les délais d’exécution. En effet, le gestionnaire de projet doit rester dans les temps et intervenir dans le respect des délais.

Pour un gestionnaire de projet, la définition des objectifs permet de déterminer la réussite ou l’échec d’un projet. Il permet d’avoir une orientation précise dès le début du projet. Mais pour les responsables de projets, la fixation des objectifs permet surtout de maintenir leur motivation et celles de leurs équipes tout au long de la réalisation du projet.

3. Gérer les risques du projet pour le gestionnaire de projet
La gestion des risques figure parmi les compétences clés du gestionnaire. En effet, le risque est omniprésent dans la gestion de projet. Il est ainsi important d’identifier et de maîtriser les risques potentiels pour atteindre les objectifs.
Cette phase a pour objectif de prévenir les risques tout au long du projet et d’anticiper leur gestion. En tant que gestionnaire de projet, vous devez ainsi savoir identifier tous les risques autour du projet. Ces derniers peuvent être répertoriés suivant leurs impacts et le coût lié à leur traitement.

Pour traiter les risques, le gestionnaire de projet doit notamment adopter les meilleures stratégies. Il est notamment important de limiter les risques en identifiant rapidement les incohérences pendant la réalisation du projet. Un plan d’urgence peut également être mis en place pour limiter les impacts sur l’avancement du projet.

En outre, il revient au gestionnaire de projet d’informer tous les acteurs concernés sur les détails et la tournure du projet. Chaque compétence est nécessaire pour mener à bien le projet. En effet, les équipes doivent être impliquées et motivées pour réduire les risques et faire avancer le projet. L’animation d’équipe est incontournable.

4. Respecter le budget
En gestion de projet, la maîtrise des coûts est d’une grande importance. Le gestionnaire de projet doit ainsi planifier les coûts et les délais avant même que le projet commence. En effet, la maîtrise des coûts et des délais est inséparable en management de projet.

Chaque gestionnaire de projet doit être en mesure d’évaluer les risques et d’identifier les marges au fur et à mesure de l’avancée du projet. Cette étape permet également d’évaluer la rentabilité du projet en comparant les coûts estimés aux bénéfices calculés.

Le budget doit toujours être sous contrôle afin de veiller à la réalisation du projet. En effet, c’est au gestionnaire de projet de s’assurer que le financement soit suffisant pour réaliser le projet et atteindre les objectifs.

5. Coordonner les acteurs du projet
En gestion de projet, le responsable est face à des objectifs et différents acteurs. Chacun peut appréhender le projet à sa façon. Savoir coordonner tous les intervenants autour du projet constitue ainsi un véritable enjeu pour le gestionnaire de projet.

Pour cela, le gestionnaire de projet doit mettre en place un référentiel qui permet de déterminer les tâches à réaliser et les procédures à suivre pour chaque phase du projet. Cet outil permettra au responsable de suivre les tâches à accomplir et de coordonner de manière efficace les équipes.
Le responsable doit notamment faire collaborer aussi bien les acteurs externes que les intervenants internes du projet. En effet, chacun a un rôle différent dans la réalisation du projet. Pour le gestionnaire, il est important d’avoir une vision d’ensemble du projet et du travail de chaque collaborateur.
Par sa communication et sa visibilité, le gestionnaire de projet joue un rôle essentiel à la réussite du projet. Les objectifs d’une bonne communication sont l’implication et la coordination de tous les intervenants.

Bien que le gestionnaire de projet ne dispose pas d’autorité formelle, il a de fortes responsabilités. Grâce à ses compétences et à son expérience professionnelle, il doit être en mesure de mener à bien un projet. Il est fondamental pour le responsable de projet d’assurer le suivi du projet à chaque étape. Ce dernier doit également être accessible à tous les intervenants au sein du projet dès le début du projet jusqu’à sa finalisation.

Par Jean Marie KONE