Imaginez être chef d’orchestre et devoir gérer en même temps des centaines de musiciens ! Tout doit être réglé comme du papier à musique, millimétré à la seconde près… Être un bon chef de projet, c’est à peu de choses près la même histoire. Voici quelques secrets pour réussir la gestion de projets haut la main et devenir référent en la matière.

1. Définir vos objectifs
Inutile de naviguer à vue si vous n’avez pas au préalable une idée de votre destination ! Tout projet doit commencer par définir clairement quels sont les objectifs à réaliser. Ces derniers feront office de ligne de conduite tout au long de votre parcours. Pour ne pas les perdre de vue, il peut être intéressant de les afficher en grand dans les espaces de travail. N’hésitez pas non plus à les rappeler de manière régulière lors de réunions !

2. Répartir les missions au sein de l’équipe
Après avoir clairement élaboré vos objectifs et sous-objectifs, l’heure est venue de déléguer les missions aux personnes adaptées. En fonction de la taille de votre équipe et du métier de chacun, certaines tâches se répartiront plus facilement que d’autres. Vous pouvez opter pour deux stratégies :
⦁ Vous baser sur le volontariat : chaque personne participant au projet peut choisir la mission qui la motive le plus.
⦁ Vous baser sur l’expertise de chacun : dans ce cas, confiez des missions aux personnes qui possèdent les compétences nécessaires.

3. Être maître du temps
Comme sur un chantier, où il existe une date butoir, la réussite d’un projet dépend d’une bonne gestion du temps. Avant de commencer, chaque étape doit être marquée dans le temps. Pour éviter d’accumuler trop de retard, il est donc nécessaire d’utiliser un logiciel de gestion du temps. Il en existe toute une palette, dont les fonctionnalités sont différentes et proposent des avantages adaptés à vos attentes.

4. Définir un cadre de travail clair
Imaginez que tous les membres de la team communiquent sur des canaux différents, que les documents ne se trouvent pas au même endroit, que les réunions se fassent toujours à l’improviste, etc. Vous risquez d’aller droit dans le mur ! Pour gérer votre projet avec brio de long en large, vous devez définir clairement le cadre de travail pour tout le monde. Cela signifie que vous devez utiliser les mêmes outils, communiquer au même endroit et avoir un espace de travail partagé.

Pour ce faire, exploitez au maximum tous les outils de gestion de projets. Et vous avez de la chance, il en existe des tonnes : Notion, Slack, Drive, Trello, Asana… Expérimentez avec plusieurs outils et choisissez celui qui convient le mieux à tout le monde. Si besoin, faites une formation pour apprendre à maîtriser toutes les fonctionnalités de l’outil en question.

5. Échanger avec d’autres chefs de projets
Si vous en êtes à votre premier projet, rien de tel que d’échanger avec des chefs de projet galonnés, qui ont de l’expérience sous le capot. Ils pourront vous partager leurs meilleures et leurs pires expériences, afin que vous sachiez ce qu’il faut éviter ou, au contraire, privilégier. Même lors du projet, n’hésitez pas à les solliciter pour obtenir des conseils avisés, notamment lorsque vous devez gérer une situation compliquée ou débloquer une mission qui traîne.

6. Favoriser la communication entre les membres de l’équipe
C’est très certainement LA clé d’un projet réussi ! Si l’échange d’informations ne se fait pas correctement entre les différents membres de l’équipe, les missions ne s’enchaînent pas comme il le faut, retardant l’avancée du projet. Il faut donc veiller à la bonne entente et la bonne communication entre tous les collaborateurs, afin que la machine soit bien huilée.

Pour cela, vous pouvez notamment organiser un team building ou bien simplement des moments privilégiés, afin de resserrer les liens au sein de l’équipe. Qui dit bonne ambiance dit bonne capacité à collaborer et travailler ensemble.

Vous devez également leur faire sentir qu’ils peuvent vous faire confiance. Ce faisant, ils seront plus aptes à partager leurs ressentis lors du projet. S’il y a un blocage, vous pourrez ainsi dialoguer ensemble afin de trouver une solution.
En bref, être un bon chef de projet requiert de l’adaptabilité, de l’écoute et de la communication ! Pas de panique, vous prendrez confiance avec de l’expérience et évoluerez au sein d’une équipe qui vous aidera à trouver votre rôle.

Par Jean Marie KONE