Inspirez-vous de la rigueur japonaise et réduisez toute forme de gaspillage au sein de votre entreprise grâce au lean management ! Issue du système de production Toyota, la gestion de projet lean ou la méthode lean est d’abord utilisée dans l’industrie automobile, puis dans les entreprises de production industrielle.

Aujourd’hui, le lean s’applique dans n’importe quelle entreprise ou organisation. Le lean manufacturing est alors délaissé au profit du lean management qui a une portée plus globale. Il s’étend aux services administratifs et au développement de produits.

Proche du management agile, ce nouveau système d’organisation du travail s’inscrit dans une démarche d’amélioration continue et met en avant le respect des exigences du client. Vous entrez alors dans une philosophie marquée par la recherche de la performance et de l’efficacité.
Afin d’appliquer au mieux cette méthode agile et d’obtenir des résultats significatifs au sein de votre organisation, vous devez en comprendre les principes fondamentaux et utiliser les bons outils.
À travers notre étude, nous vous donnons les clés pour réussir votre lean management.

Connaître les principes fondamentaux du lean management

Adopter une vision long terme
En dehors d’une méthodologie, le lean management est un état d’esprit. Vous devez avoir pour habitude de piloter votre organisation en la projetant le plus loin possible afin d’avoir une perspective future de la situation et des bénéfices que vous allez en tirer. Vos décisions et vos actions seront alors dirigées par une vision long terme et non plus par les objectifs que vous pourriez réaliser dans l’immédiat.

Mettre en place des processus stables
Par souci de simplicité, les processus mis en place dans la méthode lean doivent être un maximum standardisé. Miser sur une production lissée et fluide permet de rendre l’organisation plus constante.

La clé du succès est de combiner l’automatisation et la standardisation avec l’intervention des compétences humaines. Ainsi, vous évitez de laisser des problèmes cachés et vous pouvez agir immédiatement pour rectifier la situation. On parle alors de management visuel et de résolution continue de problèmes. Pour améliorer le processus, il est important de se rendre régulièrement sur le terrain, d’analyser la situation en détail et de mettre rapidement les actions en place. C’est dans cette optique de réflexion constante que vous pourrez appliquer l’amélioration continue dans votre organisation.

Les processus sont déterminés avec agilité et sont basés sur des technologies fiables qui ont déjà fait leurs preuves.

Favoriser le développement des équipes
Comme pour le management participatif, le lean management met l’accent sur l’humain. En dehors de la programmation quasi millimétrée des tâches et de l’excellence opérationnelle recherchée, les compétences des collaborateurs sont mises à l’honneur.

L’intervention d’un ou plusieurs leaders sur le terrain et dans les différents processus permet d’apporter des connaissances spécifiques et de partager la vision du lean avec les équipes. On parle alors de lean manager.

De plus, la communication est au cœur du management. Les collaborateurs font régulièrement des réunions avec le manager afin de faire le point sur les actions à mener et les performances obtenues.

Enfin, le développement et l’autonomie des équipes sont essentiels dans la méthode lean. L’idée est de former au mieux les collaborateurs pour qu’ils développent leurs compétences et gagnent en responsabilité.

Appliquer les outils adéquats pour un lean optimal
Maintenant que vous connaissez les fondements du lean management, il est important d’utiliser les bons outils. Les méthodes utilisées interviennent à la fois dans le management et dans la gestion des stocks.
Les outils de management
⦁ La méthode des 5S ;
Le⦁ Kaizen ;
⦁ Le lean Six Sigma.

La méthode des 5S (Seiri-Seiton-Seiso-Seiketsu-Shitsuke) est mise en place dès le début du lean. Elle permet d’organiser le poste de travail de manière opérationnelle. L’environnement est propre, rangé et standardisé. On se débarrasse des objets non utilisés et on hiérarchise les objets et documents dont on se sert. Le fait de nettoyer et d’entretenir le matériel permet de prévenir les pannes. Une fois que l’on a trié, arrangé, nettoyé et standardisé, il suffit de suivre la méthodologie mise en place de façon régulière.

Le Kaizen reprend l’idée d’amélioration continue. Cette méthode permet un développement fluide, une conduite du changement progressive sans grande réforme. Elle favorise la réflexion quotidienne de chacun pour trouver des axes d’amélioration. L’approche Kaizen se pratique sur la durée et doit devenir un réflexe.

La méthode Six Sigma est orientée qualité. Elle se base sur le retour client à travers des sondages ou des enquêtes et sur des données mesurables concernant la performance des processus de l’entreprise (nombre de ventes, statistiques, etc.).

Les outils de gestion des stocks et de gestion de production
⦁ Le juste à temps ;
⦁ Le Kanban ;
⦁ Le point de commande.

Le juste à temps est une méthode de gestion des approvisionnements. L’entreprise commande les matières premières au moment de leur utilisation. Ainsi, elle permet de supprimer les stocks intermédiaires.

La méthode Kanban est un outil du juste à temps (JAT). Il permet de produire sur demande et de suivre les en-cours grâce à un système d’étiquettes indiquant la référence du produit et la quantité du lot. Son objectif est d’équilibrer au mieux la production avec la consommation des clients. On parle alors de production à flux tirés et non de production à flux poussés.
Le point de commande est une méthode de réapprovisionnement à date variable et à quantité fixe. Il s’agit de déterminer le niveau de stock qui déclenche l’achat afin d’être livré juste au moment de la production. Elle se base sur le délai de consommation et de production.

Savourer les bienfaits de la méthode lean
Le lean management a pour principal avantage d’éliminer tous les gaspillages liés aux facteurs suivants :
⦁ La surproduction ;
⦁ La perte de temps générée par les attentes et les pannes ;
⦁ Les processus mal adaptés comme le manque de personnel par rapport à la surcharge de travail ;
⦁ La mauvaise gestion des stocks comme les mouvements inutiles de stocks ;
⦁ La non-utilisation des ressources intellectuelles.

De plus, la méthode lean permet de réduire les coûts de production grâce, notamment, au système à flux tirés. Elle augmente la productivité du fait de l’optimisation de la gestion des transports et la diminution des délais.
Cette méthodologie favorise l’implication et le développement des équipes ce qui permet de travailler avec des collaborateurs motivés et compétents.
Enfin, l’approche lean améliore la qualité du produit ou du service dans le but de satisfaire toujours plus les attentes des clients.

Pour résumer, le lean management se pratique aussi bien dans des entreprises de production (lean production) que dans des entreprises de service (lean services), de l’industrie informatique (lean IT) ou dans le développement de logiciels (lean softwar development).

La méthodologie lean est marquée par la recherche de performance à tous les niveaux de l’organisation en passant par un programme d’amélioration continue et l’élimination des gaspillages. Ceci, dans le but de garantir la satisfaction client.

Par Jean Marie KONE