Toutes les entreprises achètent, qu’il s’agisse de matières premières ou autres composants pour leur production, d’articles à revendre, de prestations informatiques ou de conseil, de voyages d’affaires ou autres services… Cependant, de nombreuses entreprises ne se dotent pas d’une véritable politique d’achats.

La politique d’achats n’est pourtant pas seulement une boussole pour la stratégie et les plans d’action relatifs aux dépenses professionnelles. Elle est surtout un élément clé pour la croissance de l’entreprise.

La politique d’achats, entre politique d’entreprise et stratégie d’achats

Établir une politique d’achats consiste à définir les orientations générales et les priorités de l’entreprise pour l’ensemble de ses achats, approvisionnements et autres dépenses professionnelles. Une telle démarche pose donc un cadre pour les stratégies et les opérations d’achats dans toute l’entreprise.

La politique d’achats doit bien sûr être cohérente avec la politique générale de l’entreprise et avec son contexte financier. Elle précise les besoins, les objectifs et les règles qui conditionnent la stratégie d’achats et les plans d’action correspondants.

La politique d’achats est donc indispensable à toute entreprise qui souhaite satisfaire ses besoins actuels et futurs autant par son marché fournisseurs que pour son marché clients.

Pourquoi définir une politique d’achats ?

Pour l’entreprise, une politique d’achats se doit de répondre à plusieurs objectifs opérationnels et organisationnels.

Garantir la qualité des relations avec les fournisseurs

Pour la plupart des entreprises, la qualité des relations avec les fournisseurs est stratégique. Elle apporte une certaine stabilité et une sécurité en cas de demandes spéciales, difficultés de paiement, litiges, etc.

La politique d’achats permet de partager les objectifs de l’entreprise avec ses fournisseurs et de les inclure dans la politique de développement de l’entreprise. Cela renforce significativement les liens avec les fournisseurs.

Contribuer à une approche durable, innovante et responsable

Toutes les activités de l’entreprise doivent pouvoir bénéficier de l’innovation. Les achats et dépenses professionnelles ne font pas exception.

Une politique d’achats innovante lui permet non seulement d’être toujours plus performante, en amélioration continue : elle l’inscrit aussi dans une démarche globale d’entreprise durable, socialement, économiquement et écologiquement responsable

Comment élaborer une politique d’achats ?

La mise en place de la politique d’achats d’une entreprise ne s’improvise pas. Il faut suivre diverses étapes.

Recueil de données et analyse

D’abord, il convient de rassembler et d’analyser un certain nombre d’informations :

• Des données internes : par exemple l’historique des dépenses professionnelles par fournisseur, par type de produit ou service, voire par article ;
• La situation des marchés fournisseurs et leur évolution ;
• Le cadre légal qui s’applique aux échanges clients – fournisseurs (certains secteurs devant suivre des dispositions spécifiques) …

Définition des objectifs et du plan d’actions correspondant

À partir de l’analyse de ces informations, et en tenant compte de la politique générale d’entreprise, la politique d’achats peut commencer à prendre forme.

Il faut alors fixer des objectifs concrets, quantifiables, mesurables à l’aide d’indicateurs et d’outils qui doivent eux aussi être bien déterminés. Chaque objectif doit enfin avoir une échéance.

Ensuite, il reste à construire un plan d’action qui permette d’atteindre ses objectifs, puis à répartir les tâches et les responsabilités.

Définition des règles et procédures d’achats

En complément des objectifs à atteindre, la politique d’achats doit également comprendre un ensemble de procédures et de règles de conduite vis-à-vis des fournisseurs.

Il s’agit ici de poser les bases d’un processus d’achats fluide, équitable et transparent. Cela facilite l’établissement de relations de confiance avec les fournisseurs, d’engagements réciproques plus durables.

Comment faire appliquer une politique d’achats ?

Déploiement de la politique d’achats en interne

Une fois la politique d’achats bien définie, il reste finalement à la mettre en place et à l’appliquer au quotidien dans l’entreprise.

Il faut pour cela, entre autres :

• Informer et former l’ensemble des collaborateurs concernés par les achats, approvisionnements, frais, déplacements et autres dépenses professionnelles ;
• Mettre à jour les conditions générales et les clauses plus spécifiques dans les contrats types ;
• Adapter les tableaux de bord et déployer les outils ;
• Suivre la mise en application et les résultats de la politique d’achats, l’ajuster et l’améliorer.

Communication auprès des fournisseurs

Idéalement, il ne faut pas attendre la mise en application d’une politique d’achats pour partager cette démarche avec ses fournisseurs.

En les informant en amont, en leur expliquant les objectifs poursuivis, en leur transmettant vos règles déontologiques, vous transmettrez immanquablement une image positive, professionnelle et dynamique de votre entreprise.

Il n’est jamais trop tard pour mettre en place une politique d’achats pour votre entreprise. Mais plus elle se développe, plus elle doit acheter des biens et services, et plus la gestion de ces achats, approvisionnements et autres dépenses professionnelles devient un enjeu majeur.

La politique d’achats constitue donc un levier de croissance et de rentabilité pour l’entreprise. Elle contribue aussi à l’image de marque, particulièrement auprès du marché des fournisseurs.

                                                                                   Par Jean Marie Kone