Organiser un déplacement professionnel à l’étranger nécessite anticipation et précautions. Coûteux pour l’entreprise et fatigant pour ses collaborateurs, les voyages d’affaires à l’international relèvent souvent du challenge ! Il existe fort heureusement quelques réflexes à prendre pour voyager sereinement.

Comment gérer les notes de frais à l’international ?

Il peut être difficile pour l’entreprise de contrôler les dépenses de ses salariés partis en déplacement professionnels à l’étranger. La gestion des notes de frais se corse alors ! Il existe cependant quelques moyens de simplifier le traitement des notes de frais à l’international.

Prévoir une politique voyage

La politique voyage entreprise permet de poser des règles communes à tous les collaborateurs dans l’organisation de leurs déplacements à l’étranger. Elle permet en outre de surveiller au mieux ses dépenses.

La politique voyage est un document interne à l’entreprise. Elle encadre l’ensemble des aspects relatifs aux déplacements professionnels à l’étranger : budget, modes de transport, types d’hébergement, modalités de validation…

Pour rédiger ce document, il est important d’analyser les besoins de l’entreprise. Il faut notamment trouver un juste équilibre entre confort du salarié et économies.

La politique voyage permet ainsi de mieux encadrer les dépenses des salariés à l’étranger, et de prévenir les abus. Les règles sont claires, et fixées en amont.

Quel mode de remboursement choisir ?

L’entreprise peut choisir de rembourser ses salariés au réel (les « frais réels ») ou au forfait (les « allocations forfaitaires »).

Le remboursement au forfait est traditionnellement choisi pour les salariés amenés à se déplacer très régulièrement.

L’entreprise peut procéder à des avances sur frais professionnels. Dans ce cas, elle verse une somme au salarié avant qu’il ne parte en déplacement professionnel à l’étranger. Cela permet au salarié de ne pas avoir à avancer les frais du voyage.

L’avance sur frais peut être temporaire ou permanente, en fonction des besoins.

Insister sur l’importance des justificatifs

Il est important de rappeler aux collaborateurs partant en déplacement professionnel à l’étranger l’importance des justificatifs. En cas de contrôle URSSAF ou fiscal, l’entreprise qui ne peut présenter les justificatifs de dépenses risque un redressement.

Si l’entreprise choisit une gestion papier des notes de frais, la situation est encore plus délicate. Le salarié en voyage d’affaires doit veiller chaque jour à conserver ses justificatifs. Il doit les trier et les classer tout au long de son voyage, afin de minimiser le risque de perte.

Il est même préférable que le salarié commence à remplir d’ores et déjà sa note de frais, pour n’oublier aucune dépense. L’entreprise peut fournir un document standard Excel.

Autre difficulté : les reçus établis en langue étrangère. Mieux vaut les classer directement après la dépense. Quelques jours ou semaines plus tard, le rapprochement devient très difficile !

Distribuer des cartes affaires aux salariés en déplacement

L’utilisation de notes de frais dans l’entreprise n’est pas une situation optimale. A fortiori en cas de déplacement professionnel à l’étranger !

Le salarié est contraint d’avancer les frais, et doit établir une note de frais à son retour. Cela peut être agaçant et chronophage. L’équipe comptable doit ensuite vérifier les justificatifs et procéder au remboursement. Une seule note de frais à l’international mobilise finalement de nombreuses parties prenantes.

Une solution efficace : distribuer des cartes affaires aux salariés se déplaçant régulièrement ! La carte est directement reliée au compte de l’entreprise. Le chef d’entreprise garde la main sur les dépenses de ses salariés, et ces derniers n’ont plus à avancer de frais.

Quels moyens de paiement à l’étranger ?

Le mieux est de fournir au salarié une carte entreprise. Le collaborateur en déplacement professionnel à l’étranger réalise alors ses dépenses de manière autonome. Le chef d’entreprise a accès en temps réel aux opérations, et peut contrôler la carte à distance.

La carte affaires doit cependant être correctement paramétrée avant le départ. Il est alors aisé d’appliquer la politique de dépenses de l’entreprise. 

Il faut veiller à accorder des plafonds suffisants au salarié en voyage d’affaires, afin qu’il ne se trouve pas bloqué. Les cartes bancaires paramétrables en temps réel sont à privilégier, pour ne pas dépendre de la disponibilité du banquier en cas de problème.

Enfin, attention aux frais à l’international. L’entreprise doit choisir une carte supportant peu ou pas de frais à l’étranger, pour éviter d’alourdir le budget. Le coût du taux de change de la carte est à surveiller.

Les risques du déplacement professionnel à l’étranger

Le déplacement professionnel à l’étranger n’est pas exempt de risques pour le collaborateur et son entreprise. Accidents, vols, annulation de vols, problèmes de santé… Des imprévus peuvent vite survenir. Il est plus difficile de gérer une situation comme celle-ci à l’étranger.

Les imprévus en déplacement professionnel à l’étranger peuvent faire perdre de l’argent à l’entreprise, contrainte d’avancer de nouveaux frais. En outre, la perte de temps induite par ces imprévus nuit à la rentabilité du voyage.

Fort heureusement, la plupart des cartes entreprise prévoient une assurance à l’international. Celle-ci ouvre généralement l’aide juridique, le rapatriement ou le remboursement de frais.

Octroyer des cartes affaires aux collaborateurs en voyage d’affaires permet de les protéger, tout en réduisant le coût du déplacement pour l’entreprise.

Peut-on récupérer la TVA étrangère ?

Récupérer la TVA étrangère contribue à réduire le coût des voyages d’affaires. Les règles en matière de TVA peuvent s’avérer particulièrement complexes. Elles doivent être bien comprises.

Les conditions pour récupérer la TVA intracommunautaire

L’entreprise souhaitant récupérer la TVA payée à l’occasion d’un déplacement professionnel à l’étranger doit remplir les conditions suivantes :

• Elle est assujettie à la TVA et dispose d’un numéro de TVA intracommunautaire.
• Elle dispose d’une facture établie à son nom (et non au nom du salarié).
• La TVA est considérée comme déductible dans le pays où elle a été payée. Attention, ce qui est déductible dans un pays ne l’est pas forcément dans l’autre.

                                                             Par Jean Marie Koné