Le télétravail connaît un succès croissant depuis quelques années. Entreprises comme salariés ont bien compris les avantages d’un tel mode de travail : meilleure productivité, moins de temps de transport, économies environnementales, bien-être amélioré et flexibilité certaine…

Quelques réflexes doivent cependant être pris lors de la mise en place du télétravail. Cette nouvelle étape dans la gestion de l’entreprise doit se préparer en amont.

Qu’est-ce que le télétravail ?

Le télétravail se doit d’être bien défini. Il désigne le fait pour un salarié de travailler dans un autre lieu que son lieu de travail. Les anglo-saxons parlent de travail en “remote”.

Contrairement aux idées reçues, le télétravail n’impose pas de rester chez soi, à la maison… même si cela représente le cas le plus fréquent. Certains salariés en télétravail – même si cela est plus rare – en profitent ainsi pour installer leur bureau à l’autre bout du monde. Généralement, seule une bonne connexion Wifi est nécessaire…

Outre l’étranger et le domicile, de nombreux salariés font le choix de louer un bureau professionnel ou de se rendre dans un espace de coworking.

Mise en place du télétravail : pour quelles raisons ?

Les entreprises ont autant d’intérêt que leurs salariés à succomber au charme du télétravail. Voici une liste non-exhaustive des raisons de mettre en place le télétravail dans son entreprise.

Améliorer le bien-être des salariés

Parmi les pistes régulièrement évoquées pour améliorer la qualité de vie au travail, le télétravail occupe une place de choix.

Ce mode de travail permet en effet de travailler dans l’environnement de son choix – notamment dans le calme et le confort de son logement – tout en conciliant au mieux vie familiale et vie professionnelle.

Détendu et moins fatigué par les transports, le salarié travaille mieux et s’épanouit davantage au travail.

Renforcer la productivité des salariés

La qualité de vie au travail a pour objectif de concilier bien-être et productivité. C’est précisément le résultat que permet d’obtenir la mise en place du télétravail dans son entreprise.

En effet, le salarié présent dans les locaux de l’entreprise est soumis à de multiples distractions : réunions, passages dans son bureau, conversations des collègues, rendez-vous, pauses… Difficile alors de se concentrer de longues heures sur une tâche précise.

Au contraire, le salarié travaillant depuis son domicile voit sa productivité accrue. Un meilleur sommeil et un environnement bien plus calme qu’au bureau contribuent à ce phénomène.

Améliorer l’image de l’entreprise

Le télétravail devient un mode de travail (très) recherché par un nombre croissant de salariés. La mise en place du télétravail dans l’entreprise contribue à lui donner une bonne image. Le télétravail évoque en effet les notions de confiance, liberté et flexibilité.

D’autres raisons expliquent le succès du télétravail. Il permettrait ainsi de réduire l’absentéisme, puisque le salarié pourrait demander à travailler à la maison en cas de nécessité : enfant malade, rendez-vous au domicile, grève des transports…

Le télétravail peut également permettre de recruter des talents partout en France, voire partout dans le monde. Cela ouvre le champ des possibles quant au recrutement.

Enfin, on avance souvent que le télétravail est écologique. Ce paramètre a déjà été mis en lumière par différentes études. Les salariés travaillant à domicile n’ont plus à prendre de transport, et les bâtiments et bureaux de l’entreprise deviennent moins énergivores.

5 conseils pour réussir la mise en place du télétravail dans son entreprise

La mise en place du télétravail dans son entreprise impose de réfléchir en amont à quelques problématiques, et de s’assurer que toutes les conditions sont réunies pour que la transition se passe au mieux.

S’interroger sur les modalités du télétravail

Avant de proposer à ses salariés de télétravailler, il est important de s’interroger sur les modalités du travail à distance.

L’objectif : construire avec ses salariés une relation de confiance. Pour cela, il est important d’instaurer un cadre et se mettre d’accord en amont sur une série de questions : combien de jours par semaine ? À quelles occasions ? Comment communiquer ? Comment gérer à distance le suivi des dossiers ? Faut-il prévoir des réunions virtuelles ? Etc.

La mise en place du télétravail au travers d’un processus précis permet à toutes les parties prenantes de s’adapter rapidement à ce nouveau mode de travail. Quitte à modifier certains paramètres ensuite, ou faire preuve de davantage de flexibilité.

Se doter des bons outils de communication

Un salarié en télétravail ne doit pas être isolé. Être à distance n’impose pas d’interrompre les échanges avec ses collaborateurs, bien au contraire !

Outre l’usage classique du téléphone, de nombreux logiciels et applications web existent pour garantir une bonne connexion et une meilleure productivité entre les équipes.

Ainsi, Microsoft Teams et Slack permettent aux salariés de communiquer rapidement et simplement par messagerie instantanée, ainsi que de s’échanger des fichiers en deux clics. Le partage d’écran permet également d’avancer rapidement sur un projet ou une problématique, même à distance. Les réunions en visioconférence sur Skype ou Zoom permettent quant à elles de communiquer efficacement lorsque le besoin se fait sentir.

Il existe en outre de nombreux outils de gestion de projets, tels que Trello, Asana ou encore Airtable. Tout est à présent fait pour favoriser le travail à distance, sans réunion physique de l’équipe.

Attention cependant à la protection des données : les échanges hors des locaux présentent plus de risques de fuite ou de vol de données confidentielles. Il est important de se doter d’outils et solutions permettant à l’information de transiter en toute sécurité.

Suivre les salariés en télétravail

Dans la même logique, il est important de suivre régulièrement les salariés en télétravail, pour ne pas voir leur motivation décroître. Le manager peut tout à fait, avec des outils numériques performants et une bonne communication, contrôler l’effectivité du travail à distance.

Outre le simple contrôle du travail effectué, il est également important de sonder régulièrement le salarié sur son nouveau quotidien en télétravail, et ne pas hésiter à adapter la situation lorsque l’une des deux parties n’y trouve pas son compte.

Il est également possible de mettre en place des sorties régulières entre collègues, pour réunir télétravailleurs et salariés classiques.

On considère en général que, pour maximiser l’effet de bien-être et de productivité, il faut éviter que le télétravail ne devienne permanent. Par exemple, de nombreuses entreprises proposent un ou deux jours de télétravail par semaine. Le salarié se rend dans les bureaux de l’entreprise le reste du temps. Cela permet de ne pas s’isoler de l’équipe, et rester réactif lorsque les tâches le nécessitent.

Se donner le temps d’expérimenter

À chaque entreprise sa mise en œuvre du télétravail. Il ne sert à rien de calquer sa politique sur celle d’une autre entreprise. Il est important, comme pour chaque mesure de qualité de vie au travail, de se donner du temps pour expérimenter.

Pendant cette phase, les salariés sont invités à donner leur avis sur le nouveau dispositif de télétravail. Après tout, ce sont les premiers intéressés ! Grâce à ces retours, l’entreprise pourra adapter sa politique en la matière.

Les adaptations sont inévitables, voire nécessaires pour trouver un système qui convienne à tout le monde

Attention au respect des obligations sociales

Il ne faut pas oublier que le salarié en télétravail reste un salarié de l’entreprise. Il est alors absolument indispensable de veiller à respecter la loi, particulièrement les dispositions du Code du Travail.

Ainsi, la durée légale du travail doit être respectée. Les heures supplémentaires doivent le cas échéant être payées au salarié. C’est d’autant plus important que le salarié travaillant à domicile aura souvent tendance à travailler plus longtemps que ses collègues, puisque la distinction entre vie professionnelle et vie personnelle devient plus floue.

Un salarié télétravailleur a également les mêmes droits que les autres salariés de l’entreprise. Sa rémunération ne doit ainsi pas baisser ou être inférieure à celles de ses collègues occupant le même poste, sous prétexte qu’il travaille à distance. Son droit de vote est également maintenu.

En suivant ces quelques conseils, la mise en place du télétravail dans l’entreprise pourra se faire de façon naturelle et pérenne. Il ne faudra ensuite pas hésiter à consulter régulièrement les salariés, pour faire le cas échéant évoluer le processus.

Mise en place du télétravail : ce qu’il faut retenir

• La mise en place du télétravail dans l’entreprise ne profite pas qu’aux salariés. L’entreprise a tout intérêt à accepter le travail à distance, qui renforce la motivation et la productivité des salariés.
• Il est important de bien définir en amont les modalités du télétravail et de s’entourer de bons outils de communication pour faciliter les échanges et le suivi.
• L’expérimentation est essentielle. Il est important, à cette occasion, de recueillir un retour du salarié.

                                                                  Par Jean Marie Koné