Le terme « Obeya » désigne un mot japonais qui se traduit par « grande salle ». Dans le cadre d’un pilotage de projet, l’Obeya room fait référence à un espace de regroupement de toutes les parties prenantes. Il s’agit particulièrement d’un lieu collaboratif conçu pour favoriser le partage et le traitement de l’information. Cette pratique du management visuel est reconnue pour son efficacité dans l’optimisation de la performance collective.

La conception de l’Obeya room permet de faire un suivi périodique de l’avancement d’un projet. Toutes les informations essentielles sont affichées et détaillées sur des panneaux visuels afin de faciliter la prise de décision. Pour bénéficier pleinement des bienfaits de cette espace de collaboration, il est nécessaire d’organiser des réunions courtes et régulières. L’objectif est d’encourager le travail d’équipe, la résolution des problèmes et l’élimination des gaspillages.

De plus en plus de managers préconisent la mise en place de l’Obeya room au sein de l’entreprise. En effet, elle propose une méthodologie de travail simple et efficace pour piloter des équipes ou des activités. Il se peut également que le concept aide le chef de projet à bien répartir les ressources et les compétences. Sans oublier que son adoption pour le management d’équipe conduit les intervenants clés du projet à créer un plan d’amélioration continue.

Obeya room : les principales caractéristiques
L’Obeya room est un lieu qui regroupe fréquemment tous les intervenants du projet. De ce fait, il convient de choisir une salle assez spacieuse pour la mettre en place. Il est également important qu’elle soit située à un endroit facile d’accès pour chaque membre de l’équipe. Cela permet de réduire le gaspillage de temps lié à la sursollicitation tout en favorisant le travail de groupe et les échanges réguliers.

L’Obeya room doit être disposée en fonction des besoins spécifiques d’un projet. En pratique, chaque projet de l’entreprise est dirigé dans des salles Obeya distinctes. Néanmoins, elles ont des aspects en communs sur le fait de rassembler les bureaux des acteurs clés dans la même pièce. Le directeur technique, les développeurs et le chef de projet peuvent ainsi collaborer et agir instantanément.

L’Obeya room est caractérisée par diverses présentations murales pour donner une vision globale de toutes les phases du projet. Il peut s’agir de tableaux d’affichages, de graphiques, de schémas de planning et des indicateurs de performance. Cette démarche constitue un excellent moyen pour la conduite du changement. Mais il est essentiel de ne présenter que les éléments pertinents pour mener à terme le projet.

Enfin, tous les moyens matériels nécessaires pour le travail et les réunions doivent être disponibles dans la salle Obeya. On peut souvent remarquer du matériel informatique, du matériel de bureau, du matériel de projection, des écrans d’affichage, etc. Leurs usages ont pour but de stimuler la créativité, de résoudre les problèmes et d’optimiser la productivité.

Obeya room : les processus de mise en place
Pour réussir à mettre en place une Obey room opérante, il est important de suivre quelques règles spécifiques. En effet, l’objectif est de créer un lieu de travail efficace pour trouver des informations précises à tout moment. Par conséquent, l’endroit doit être optimisé de manière à détailler les éléments déterminants du projet. À cette fin, il convient de se servir de chaque pan de la salle pour présenter une partie du projet.

Premier pan : le point de départ
Il s’agit de la zone détaillant la planification du projet. Elle est dédiée à la définition des principaux objectifs à tenir en compte tout au long du cycle de vie du projet. Les détails concernant les stratégies et les capacités stratégiques de l’équipe sont affichés sur ce pan du mur. Selon le contexte du projet, il se peut également que les besoins des clients soient listés dessus.

Deuxième pan : le déploiement de la valeur
Cette zone montre les détails sur l’allocation du temps et des ressources du projet. En pratique, ce pan du mur est souvent divisé en trois parties bien distinctes. La première affiche les différentes phases du projet ainsi que leurs principales étapes. La seconde annonce les opportunités du projet et la priorisation des tâches tandis que la dernière est dédiée à la gestion et au suivi quotidien des actions entreprises.

Troisième pan : le contrôle et l’ajustement
Les indicateurs de performances à suivre sont présentés dans cette zone. Pour bien évaluer la réalisation des objectifs, l’équipe doit établir le rapport entre les diverses capacités stratégiques de départ. Cet espace permet aussi à l’équipe d’examiner l’ensemble des processus afin de prendre des décisions concrètes et efficaces. À noter que ce pan du mur propose une liste de chaque itération associée à la personne responsable de son exécution.

Dernier pan : la résolution des problèmes
La dernière zone de l’Obeya room correspond à l’identification des problèmes. Une fois relevés, ils sont affichés et classés selon leurs ordres de priorisation. Le chef de projet procède ensuite à l’allocation des ressources afin de les résoudre. Le but consiste à résoudre rapidement ces blocages afin de poursuivre le plan d’amélioration continue.

Obeya room : les principales conditions de succès
La mise en place d’une Obeya room fait référence à l’adoption d’une toute nouvelle méthodologie de travail au sein de l’entreprise. En effet, le mode de management et l’organisation du travail sont complètement à renouveler. De ce fait, il est crucial de bien définir la véritable nécessité d’une salle Obeya pour le projet. Une fois approuvée par tous, sa conception peut alors commencer.

L’Obeya room et la méthode PDCA (Roue de Deming) sont deux approches complémentaires en termes de gestion de projet. En effet, le terme PCDA vient de l’acronyme de : Plan, Do, Check et Act. Il s’agit notamment d’un processus reconnu performant pour résoudre les problèmes. Utiliser cette approche dans le cadre de la salle Obeya procure à l’équipe plus d’agilité et de rapidité dans la recherche de solution d’amélioration.

Enfin, la réussite de l’Obeya room repose sur la capacité de tous les acteurs du projet à la ritualiser. Pour rester opérante sur le long terme, elle doit être animée régulièrement. Il est également important de définir un rythme de réunion bien équilibré et respecté par tous. Dans le cas où certains membres de l’équipe ne s’accordent pas à sa démarche, la salle Obeya meurt.

Obeya room : les principaux avantages à considérer
L’Obeya room constitue un moyen favorable pour simplifier la communication de tous les acteurs clés du projet. De plus, le fait de les regrouper dans un lieu unique et collectif facilite le partage d’informations critiques en temps réel. La prise de décision se fait certainement en un temps record et les problèmes éventuels ne constituent aucun risque de retard sur le temps de livraison du projet.

La disponibilité de toutes les informations essentielles du projet dans la salle Obeya incite chaque membre de l’équipe à gagner en autonomie. Il lui suffit de consulter les tableaux d’affichage pour comprendre ses tâches et définir ses objectifs. De ce fait, les opérationnels sont aptes à exécuter les actions prioritaires du moment. En somme, l’Obeya room favorise la construction d’une équipe agile.

L’Obeya room désigne une méthode de travail puissante. Au-delà de ses capacités à simplifier la gestion et le suivi du projet, elle dispose de plusieurs autres fonctions indispensables pour une meilleure collaboration. Elle est également applicable à tous types de projets d’entreprise. Quels que soient les enjeux du projet, son utilisation est certainement la meilleure voie vers le succès.

Obeya room physique vs Obeya room virtuelle
Dans certains contextes, il se peut qu’il soit impossible de créer une Obeya room physique pour les besoins du projet. Cela arrive généralement lorsque l’équipe projet se situe sur des sites géographiques différents. Cependant, la grande évolution des technologies permet de résoudre ce problème. En effet, la digitalisation du travail offre aux collaborateurs la capacité de travailler ensemble, peu importe la distance qui les sépare.

À l’heure actuelle, l’Obeya digitale désigne un concept de plus en plus courant en pilotage de projet. Pour ce faire, il est primordial pour chaque membre de l’équipe de disposer d’un écran tactile assez large et puissant. En complément, l’utilisation de logiciels de visioconférences efficace pour la collaboration à distance est aussi obligatoire. Ces outils sont nécessaires pour assurer le partage et le traitement d’information en temps réel.

Une fois que ces conditions sont satisfaites, l’équipe doit s’accorder sur une routine de réunion afin de faciliter la communication. Après la définition du rythme des réunions en visioconférence, le processus est assez similaire à l’Obeya physique. Il est quand même important de choisir des logiciels de suivi d’indicateurs fiables pour s’assurer de l’avancement du projet. Cependant, l’Obeya numérique ne doit être envisagée que lorsqu’il est impossible de créer une Obeya physique.

Par Jean Marie KONE