La gestion à distance est la pratique consistant à gérer des équipes, des ressources et des opérations à distance. Elle nécessite une approche différente de la gestion traditionnelle sur site, mais elle peut être tout aussi efficace. Dans cet article, nous abordons les bases de la gestion à distance et examinons les différents outils et techniques qui peuvent en assurer le succès.
Comprendre comment communiquer efficacement au travail est essentiel pour réduire les malentendus, augmenter la satisfaction de l’équipe et établir la confiance sont les bases d’une collaboration réussie. Les équipes qui sont capables de communiquer efficacement sont plus à même de faire face aux difficultés auxquelles elles sont actuellement confrontées.

1. Les nuances de la gestion d’une équipe à distance
Par rapport au format traditionnel, où tous les employés sont dans le même bureau et travaillent selon le même horaire, la gestion non hiérarchique à distance soulève les questions suivantes :
⦁ Comment superviser des personnes que vous n’avez jamais vues ou que vous ne verrez jamais ?
⦁ Comment communiquer entre des employés qui viennent de fuseaux horaires différents ?
⦁ Comment tenir compte des lois et des règlements des autres pays où se trouvent vos employés ?
⦁ Comment faire en sorte que les gens s’impliquent dans leur travail, qu’ils se sentent en équipe ?

La motivation, la relation de confiance, le sens du télétravail à distance, le soutien, l’implication dans une cause commune ou encore l’atmosphère psychologique d’une entreprise affectent directement la productivité de toutes les personnes impliquées.

Pour de nombreuses personnes, il est crucial de sentir qu’elles font partie d’une équipe, mais c’est un vrai défi lorsque vous travaillez à distance. En travaillant à domicile, vous ne rencontrez ni votre manager ni vos collègues, et le sentiment d’implication peut s’estomper peu à peu.

Gérer efficacement une équipe à distance suppose de savoir comment résoudre ces problèmes.

2. Méthodes standard de la gestion de l’équipe

Appels et vidéoconférences
Plus vous avez de travailleurs à distance, plus il est important d’organiser un team building en ligne avec toute l’équipe pour discuter des tâches à accomplir. Les appels vidéo doivent vous permettre de vous rappeler que vos collègues ne sont pas de simples avatars de chat, mais des personnes réelles qui comptent sur vous.

Communication hors des sentiers battus
Un grand nombre d’activités habituelles des entreprises peuvent facilement être transféré en ligne. Les vacances, le renforcement de l’esprit d’équipe (par exemple par le biais de jeux en ligne), même les échanges occasionnels. Pour cela, il suffit de créer des chats, ou utiliser une simple messagerie, avec lesquels les gens peuvent échanger quelques mots.

Contrôle du superviseur (si besoin)
L’une des principales raisons de la baisse de l’engagement des travailleurs à distance est le sentiment d’être « perdu ». Au bureau, il y a toujours un patron dans les parages qui peut contrôler la rigueur au travail à tout moment, alors que dans un bureau distant, vous êtes seul.

Quelque compteur de temps, par exemple Traqq, aide à combattre ce problème : en comprenant que l’activité pendant les heures de travail est surveillée, la personne reste disciplinée et reste impliquée dans les processus de travail.

Ce contrôle n’est pas obligatoire, car il va dépendre du niveau de confiance. Pour autant, il peut s’avérer très utile en cas de difficultés.

3. Établir des routines de travail
Pour encourager tous les employés à se diriger dans la même direction, la communication est importante. Vous pouvez amener les employés à se connecter régulièrement à des sessions de travail collaboratives virtuelles pour rester en contact et partager des idées.

Vous pouvez aussi fournir des outils et des plateformes qui permettent aux employés de communiquer facilement et de partager leurs idées et leur expertise. Prenez le temps de créer une communauté en ligne où vous pouvez réunir tous vos employés pour discuter des sujets qui leur sont importants.
Assurez-vous également de partager les informations sur les réalisations de l’entreprise afin de montrer aux employés comment leur travail est important et comment ils contribuent à l’avancement de l’entreprise. Des réunions régulières peuvent aider à maintenir une bonne communication entre tous les employés. Utilisez-les pour partager des informations, recueillir des feedbacks et motiver l’équipe.

Enfin, assurez-vous que vos employés à distance savent à quoi s’attendre et ce qui est attendu d’eux. Fournissez des directives claires à chaque employé sur leurs responsabilités et les objectifs qu’ils doivent atteindre. Mettez en place des procédures à suivre pour leurs tâches, en leur fournissant des instructions détaillées et des lignes directrices. Créez des protocoles à suivre en cas de problèmes ou de questions, et assurez-vous qu’ils ont un point de contact pour demander des instructions si nécessaire.

4. Travailler en sprints
Pour suivre les résultats et les performances de votre équipe, organisez des réunions hebdomadaires à l’aide d’un logiciel de visioconférence, le lundi, par exemple. Discutez de ce qui a été fait pendant la semaine et fixez des objectifs pour le prochain « sprint », c’est-à-dire pour la semaine. Et ainsi chaque lundi.

En plus des réunions hebdomadaires, les membres de l’équipe peuvent se réunir pour des retours sur le travail et des séances de planification. Les retours peuvent être effectués sous forme de retours individuels, de séances de brainstorming ou de sessions de critiques constructives.

Ces retours peuvent être consignés et pris en compte pour améliorer les performances futures. En ce qui concerne les séances de planification, vous pouvez utiliser des outils logiciels pour planifier et suivre les tâches et les progrès. Ces outils peuvent également être utilisés pour définir des objectifs SMART et gérer le temps et les ressources afin que les membres de l’équipe puissent travailler en harmonie pour atteindre les objectifs fixés.

Les outils de collaboration et de communication peuvent aussi être utilisés pour partager des informations entre les membres de l’équipe et pour partager des documents, des tâches et des objectifs. Les outils de collaboration peuvent inclure des forums de discussion, des calendriers, des outils de gestion des tâches et des outils de partage de fichiers. Cela permettra aux membres de l’équipe de communiquer et de collaborer plus efficacement.

5. Discuter du parcours professionnel
Il est plus difficile de maintenir la motivation des employés à distance. Tout peut détourner l’attention du travail : médias sociaux, enfants ou voisins bruyants, etc. C’est pourquoi vous devez discuter du point de vue de l’employé. S’il réalise qu’il peut obtenir un poste de direction dans l’entreprise, il sera plus motivé pour être productif et proactif.

Les rythmes managériaux où les collaborateurs et le manager se rencontrent sont essentiels, même à distance. Lors de ces entretiens, vous pouvez également discuter des possibilités de carrière de l’employé. De plus, les aspects psychologiques du processus de travail sont aussi importants, à savoir si leur processus de travail est affecté par un quelconque type d’épuisement.
En général, il est facile de garder un employé motivé. Le plus important est de donner du sens, d’écouter les commentaires et de renforcer la culture d’entreprise. Communiquez ouvertement les valeurs de l’entreprise et cherchez des personnes qui les partagent. Ainsi, même avec une équipe à distance, vous serez productif.

6. Mettre en œuvre des formations modernes et à distance
L’enseignement à distance convient à toutes les entreprises, en particulier celles qui ont des filiales dans différentes villes et différents pays. Les vidéos de formation, les leçons en ligne, les podcasts et les webinaires peuvent être regardés simultanément par des dizaines ou des centaines d’étudiants en différents endroits. Vous n’avez même pas besoin d’un ordinateur personnel pour le faire. Les cours modernes peuvent être suivis par téléphone, à l’heure qui vous convient.

De toutes les options d’apprentissage en ligne, la vidéo reste le moyen le plus pratique de transmettre des informations. Et si, par le passé, il fallait faire appel à des professionnels pour le créer, le processus a été grandement simplifié. De même, si vous prenez des vidéos de formation prête à l’emploi dans d’autres ressources, vous pouvez créer et faire du montage vidéo sans filigrane.

Souvent, la gestion des RH à distance et la formation via des tutoriels vidéo sont aussi efficaces que les cours en face à face. Mais, bien entendu, chaque entreprise a besoin de chiffres précis pour comprendre si l’investissement dans des cours vidéo en vaut la peine. Vous pouvez confier la création de leçons en ligne à des spécialistes ou les réaliser en interne. Dans un cas comme dans l’autre, vous aurez besoin d’une plateforme sur laquelle vous placerez tous les supports de formation, donnerez accès à ceux-ci à vos employés et vous permettrez de contrôler les résultats de la formation.
Une bonne gestion des employés à distance augmente les bénéfices de l’entreprise, car ils travaillent plus efficacement. Organisez une communication facile, fixez des taches claires et motivez les employés à mieux travailler. N’oubliez pas de garder un contrôle modéré, de donner accès à une vision partagée de la situation et de développer les compétences des spécialistes. Et n’oubliez pas que tout le monde peut avoir des circonstances de force majeure.

Par Jean Marie KONE