Aussi appelé « Mobility Manager » ou gestionnaire de voyages, le « Travel Manager » gère l’ensemble de l’activité « voyages et déplacements » de son entreprise. Quelles sont ses missions ? La réponse dans cet article. 

Qu’est-ce qu’un « Travel Manager » ? 

Le « Travel Manager » est l’interlocuteur clé en interne et auprès des fournisseurs pour tout ce qui concerne les déplacements professionnels. A cet effet, ses missions sont multiples :  

• Organiser les voyages d’affaires ;
• Sélectionner les prestataires ;
• Négocier et acheter les services (nuits d’hôtels, billets de train, d’avions, location de véhicules, réservation de taxis, etc.) ;
• Contrôler les coûts et les dépenses ;
• S’assurer de la qualité des services.  

Il peut également être chargé du remboursement des frais professionnels, de la diffusion en interne des règles et procédures, de l’organisation de réunions ou de la rédaction d’informations pratiques. Dans certains cas, il doit déléguer plusieurs missions à une agence de voyages spécialisée, ce qui lui impose de rédiger un cahier des charges pour l’informer des besoins précis de l’entreprise. Dans tous les cas, il collabore avec les instances de direction afin d’élaborer la politique voyages de l’entreprise et assister les voyageurs de manière à ce que leurs déplacements se déroulent dans les meilleures conditions d’efficacité, de qualité et de sécurité. 

Le « Travel Manager » : un élément clé pour les entreprises 

Au cœur de la politique « voyages » des entreprises, le « Travel Manager » est un élément clé. En effet, si les déplacements professionnels sont parfois vécus comme une contrainte, les voyages incentive et les évènements « team building », eux, sont particulièrement appréciés. Ce professionnel occupe un poste central, notamment dans le contexte sanitaire actuel où les dispositions internationales ne cessent d’évoluer. Il lui faut rester en veille constante et à l’affut des nouvelles règlementations pour garantir la sécurité des collaborateurs. 

A côté de cela, certaines entreprises cherchent à diminuer le budget moyen de dépenses dédié aux voyages d’affaires. De ce fait, le gestionnaire de voyages doit optimiser les coûts liés aux déplacements et négocier constamment les prix. En résumé, les missions du « Travel Manager » se sont grandement étoffées ces derniers temps avec un périmètre de responsabilités très large.  

Quelle formation pour devenir « Mobility Manager » ? 

Exercer la profession de « Mobility Manager » nécessite généralement un diplôme. Les formations sont plurielles : une formation universitaire de Bac +2 à Bac +5 en économie, comptabilité, langues, tourisme ou une formation de type école de commerce.  

Plus que le diplôme, c’est surtout l’expérience professionnelle qui prime (3 à 5 ans sont requis). Il faut en outre disposer de compétences techniques, comme la connaissance du secteur du voyage d’affaires, de la gestion de projets, de budget, la maîtrise des règles et pratiques commerciales, des techniques de négociation et de communication, et la connaissance de plusieurs langues étrangères.  Enfin, il est important d’avoir le sens de l’organisation, un esprit d’initiative et de synthèse, de disposer d’une bonne faculté d’adaptation pour faire face aux imprévus, et d’être en mesure de travailler en autonomie comme en équipe, avec réactivité.