Power BI est une solution de Business Intelligence développée par Microsoft pour permettre aux entreprises d’agréger, d’analyser et de visualiser les données en provenance de sources multiples. Découvrez les fonctionnalités, les avantages et les informations techniques (prix et disponibilité) sur cette solution.

L’analyse de données peut s’avérer très utile pour les entreprises. L’on transforme les données en informations exploitables. Cela aide à prendre de meilleures décisions stratégiques. Cependant, ces analyses requièrent certaines compétences techniques.

En outre, même si une entreprise recrute un Data Analyst capable de s’en charger, encore faut-il que ce dernier soit en mesure de partager le fruit de ces travaux avec les responsables des différents départements qui ont besoin des informations pour aiguiller leur décision. C’est pourquoi les analystes ont besoin d’utiliser des outils de Data Visualization et de reporting.

Microsoft Power BI est une suite d’outils analytiques Business Intelligence permettant aux entreprises d’agréger et d’analyser des données, mais aussi de partager de façon sécurisée les informations (insights) dégagées par le biais de ces analyses sous la forme de tableaux de bord. Cette solution met l’accent sur le self-service pour permettre à tous les employés de comprendre les données et de les exploiter. Elle permet par ailleurs d’unifier toutes les sources de données. Cela facilite la création d’un modèle de données.

Microsoft Power BI : à quoi ça sert ?

Microsoft Power BI est plus qu’une simple solution de data visualisation. Il permet aux data analysts chargés de fournir des rapports et des analyses à leur entreprise d’accroître leur productivité et leur créativité. L’outil Power BI Desktop autorise la combinaison de données à tout moment à partir de diverses sources sur site et dans le cloud. Notamment des bases de données, des fichiers et des services web. 

Grâce à l’outil Gateways, il devient possible de connecter des bases de données SQL. Cela s’applique également aux modèles Microsoft Analysis Services et à de nombreuses autres sources de données à un seul tableau de bord.

Les outils visuels facilitent la compréhension des données. Ils améliorent automatiquement leur qualité (Data Quality) et résolvent les éventuels problèmes de format. Microsoft a intégré plus de vingt visuels en tant que fonctionnalité standard. Grâce à une communauté d’utilisateurs très impliquée, il existe également un grand nombre de Dataviz personnalisés. Ces derniers offrent un reporting encore plus efficace.

Les tableaux de bord personnalisés fournissent une vue à 360 degrés. Ils se mettent à jour en temps réel et autorisent tous les utilisateurs (même les non-techniciens) à comprendre et à exploiter les données de l’entreprise. D’un simple clic, les utilisateurs peuvent explorer les données avec des outils intuitifs et en extraire des informations exploitables.

Microsoft Power BI : une solution intégrée et disponible sur plusieurs supports

Des centaines d’applications populaires sont connectées avec Power BI. Il devient donc plus facile de créer des tableaux de bord à partir des données de ces applications. En outre, Microsoft propose également des tableaux de bord préconstruits, permettant aux utilisateurs de gagner encore plus de temps.

Grâce aux applications mobiles éponymes, les données et les rapports sont accessibles de partout avec n’importe quel appareil mobile (smartphone ou tablette). À noter que cette application se met automatiquement à jour dès qu’il y a un changement dans les données. Au début du mois de juin 2018, Microsoft l’a améliorée. Elle permet notamment d’accéder à la fonctionnalité Dill Trough. Auparavant accessible sur ordinateur, celle-ci autorise la création d’une extraction de données sur un point de données particulier. Cette opération facilite la création de rapports.

L’application ne sert pas seulement à concevoir de beaux graphiques à présenter aux responsables d’une entreprise. Par exemple, des intégrateurs comme Umanis exploitent cet outil en le combinant avec un moteur de recherche sémantique. En combinant plusieurs outils, la société de services a pu concevoir un moteur de recherche de compétences. Il s’appuie sur une CVthèque remplie de plusieurs milliers de CV techniques. La solution Microsoft permet de représenter visuellement les domaines de compétences d’un candidat par rapport à une mission donnée.

Comment fonctionne Power BI ?

Power BI fait partie des outils informatiques assez complexes même s’il a été développé à partir d’Excel. En fait, il en diffère par son architecture. Il est basé sur le cloud tandis qu’Excel a été pensé pour uniquement une utilisation individuelle et non collaborative. En outre, Power BI peut exploiter des quantités importantes de données et cela grâce à Power Query, son outil ETL.

Pour illustrer ce point, découvrez ci-dessous comment créer un simple rapport sur Power BI depuis un fichier Excel. D’abord, il faut importer les données en appuyant sur « Get Data ». Cette action redirige vers une fenêtre distincte de Power BI Desktop, qui permet de réaliser les tâches les plus importantes, comme la saisie de données, création de requêtes ou de nouvelles colonnes, division de colonnes et l’extraction de valeurs.

Une fois les retraitements finis, il faut sélectionner le bouton Fermer et Appliquer pour que les changements soient propagés dans Power BI Desktop.  

Une fois sur cette page, il devient possible de définir des relations entre les différents tableaux, construire des indicateurs, filtrer et trier les données, créer des graphiques.

Après avoir conçu les différentes pages du rapport dans Power BI Desktop, il faut bien vérifier leur exactitude et leur mise en forme avant de les partager. Pour ce faire, il suffit de cliquer sur « Publier le rapport ». Ce dernier est ensuite chargé dans le service Power BI.

Power bi : quels sont ses avantages ?

Les avantages qu’offre Power BI sont légion. En effet, cet outil facilite la visualisation des données. Il dispose en fait de différentes solutions de présentation à savoir les tableaux, les graphiques, les jauges et les cartes. Grâce à ces dernières, il est possible d’accéder à toutes les données afin de les exploiter plus facilement.

De par sa présentation visuelle et son accessibilité, Power BI constitue un excellent outil de travail efficace pour les prises de décision. Cet outil automatise la collecte, l’intégration, la distribution et le reporting des informations. Après avoir installé le logiciel, plus besoin d’intervenir pour saisir et traiter les données.

Power BI achemine les données vers leur destination, quelle que soit leur source. Il traite ensuite les données en données exploitables et fiables pour la prise de décision. Power BI se prête à la gestion de toutes les facettes d’une entreprise. En particulier, elle permet de contrôler les ressources humaines, la logistique, le service client, les opérations financières, les ventes et l’analyse marketing.

Ce n’est pas tout, Power BI présente un autre avantage notable. En tant qu’outil collaboratif, elle permet à une équipe d’accomplir certaines tâches de manière indépendante. Ses capacités analytiques facilitent le partage des données entre les différents services et employés.

Quels sont les inconvénients de Power BI ?

Interface utilisateur

Power Bi a une interface utilisateur très volumineuse. Les fenêtres latérales d’aide peuvent souvent bloquer la vue de l’essentiel. Faire des tableaux de bord défilants peut demander quelques efforts, mais ce serait bien si c’était une fonctionnalité native.

Formules rigides

Power BI présente quelques inconvénients. Elle permet de créer de nouvelles données avec des formules, mais il y a des limites. Il existe également une instruction concaténer, mais elle ne combine que deux éléments. Pour combiner plusieurs éléments, il faut imbriquer les instructions concaténées. 

Lorsque les rapports vont au-delà de simples visualisations, Power BI devient plus difficile à utiliser. DAX n’est pas le plus souple des langages, mais il permet une multitude de calculs personnalisés. Cependant, les résultats de ces calculs ne peuvent pas toujours être bien traduits visuellement.

Capacité de traitement des données pour les versions gratuites

Un autre inconvénient est la capacité à travailler avec d’énormes quantités de données. Power BI a une limite sur la quantité de données qu’elle peut ingérer. Lorsque les données atteignent cette limite, il faut passer à la version payante de Power BI.

Configuration des visuels

Les visuels natifs et, dans une large mesure, les visuels personnalisés ne sont pas configurables. Il y a souvent un désir d’optimiser un visuel, mais il y a des limites à ce qui peut réellement être modifié.

Composants de Power BI

Power BI se compose d’une collection d’applications. Ces dernières peuvent être utilisées soit sur un ordinateur de bureau, soit en tant que produit SaaS, soit sur un appareil mobile. Power BI Desktop constitue la version sur site et Power BI Service est l’offre basée sur le cloud. Il existe également une version qui fonctionne sur les appareils mobiles appelés Power BI mobile. Par ailleurs, Power BI comprend des composants permettant aux utilisateurs de concevoir et de partager diverses informations sur l’entreprise d’une manière adaptée à leur rôle.

• Power Query : un outil de transformation et d’assemblage de données.
• Power Pivot : un outil de modélisation de données tabulaires à mémoire de forme
• Power View : un outil de visualisation de données
• Power Map : un outil de visualisation de données géospatiales en 3 D.
• Power Q& A : Un moteur de questions et de réponses en langage naturel

En outre, des dizaines de sources de données peuvent se connecter à Power BI, qu’il s’agisse de fichiers, de bases de données d’autres ensembles de données Power BI, de connexions de données Azure et de nombreux services en ligne.

Combien coûte Power Bi ?

Pour les PME, Microsoft Power BI est proposé gratuitement. Une version plus avancée,  BI Plus, concerne les grandes entreprises. Microsoft la propose à  l’abonnement pour moins de 10 dollars par utilisateur.

Il s’agit d’une application à télécharger sur Windows 10 baptisée Power BI Desktop. Les applications Power BI Mobile sont disponibles sur iOS et Android. Enfin, elle se décline sous forme de SaaS (logiciel en tant que service cloud) basé sur le web : Power BI Service.

La firme de Redmond propose de plus en plus l’outil comme un complément de Microsoft Azure. En utilisant les différents services d’hébergement et de traitement des donnés comme Azure Data Lake ou SQL Data Warehouse, les entreprises peuvent réaliser des analyses par le biais de DataBricks,  une brique basée sur Apache Spark. Power Bi devient l’outil de visualisation pour des projets IoT, par exemple.

Gratuit ou payant

La version disponible depuis mai 2018 apporte quelques nouveautés et surtout une documentation complète concernant le GDPR. Cela permet aux entreprises de respecter la nouvelle réglementation européenne.

Depuis mars 2019, l’on dispose davantage d’outils pour créer des rapports. Il s’avère plus simple de créer des mises en page riches et l’on peut même utilisés des cartes avec des points chauds à l’aide de Bing. De plus, la version 2.65.5313.501 offre des connecteurs pour les tableurs PDF sur plusieurs pages. Un autre concerne l’installation intelligente de l’app store dans un contexte industriel. Enfin, le dernier prend en charge Azure Cost management.

Côté analytique, le logiciel propose maintenant des recommandations sous formes de questions et réponses. De plus, l’on peut hiérarchiser les dates afin de comparer les précédentes analyses.

La concurrence d’Amazon pourrait réduire la présence de l’application auprès des PME. En effet, AWS a annoncé que son outil concurrent QuickSight basé dans le Cloud s’adresse aux plus petites entreprises. Ainsi, les entrepreneurs pourront payer leur service d’analyse de données et data visualisation au nombre de sessions.  Chaque session coûte 30 centimes de dollars, jusqu’à un maximum de 5 dollars par utilisateur. En revanche, la création de tableaux de bord vaut 18 dollars par mois pour un abonnement mensuel.

Excel et Power Bi : deux outils complémentaires

Pendant de nombreuses années, Microsoft Excel a été le principal outil utilisé pour l’analyse des données d’entreprise. Actuellement, Power BI a pris le relais. Cependant, ces deux outils peuvent être combinés pour extraire encore plus de valeur des données.

Comme Power BI s’intègre à la suite d’outils d’automatisation Power Platform, il se connecte aux différentes technologies de Microsoft Dynamics 365. Il permet de créer et de nommer des « types de données » pour les besoins de l’entreprise. De plus, il utilise les tableaux de Power BI pour partager des ensembles de données avec Excel.

Si l’outil Power Query de Power BI facilite les requêtes complexes, il se concentre sur la visualisation des données. Par conséquent, il vaut mieux l’associer à Excel pour produire des requêtes et des formules avant de les transférer à Power BI.

De même, il permet de créer des tableaux à partir de données à l’aide de Power BI, et de « prétraiter » les données. Ensuite, il faut utiliser Excel pour une analyse plus approfondie. Le contenu d’une feuille Excel peut être converti en un tableau. Ensuite, certains champs peuvent être convertis en l’un des types de données choisis.

Les outils de transformation des données sont compatibles avec les types de données de Power Query. Cela simplifie la tâche de transformation de données complexes en feuilles Excel.

Enfin, l’utilisation conjointe de ces deux outils et des « datatypes » communs permet d’éliminer les silos entre les données. Cela évite également le risque de confusion ou de malentendu lors du partage des résultats d’analyse. Les datatypes fonctionnent comme des étiquettes, ce qui permet également d’extraire toute la valeur des données grâce à des technologies comme le Machine Learning.

Microsoft le langage de définition de modèle tabulaire pour Power BI

Jusqu’à présent, vous travailliez souvent avec un fichier BIM extrait du modèle à l’aide du Tabular Object Model (TOM) et constitué d’un seul fichier JSON. Celui-ci est souvent très volumineux et contient toutes les métadonnées du modèle dans le Tabular Model Scripting Language (TMSL). Il était souvent difficile de lire, d’éditer et de collaborer sur ce type de fichier.

Microsoft annonce en avant-première le Tabular Model Definition Language (TMDL). Cette nouvelle version devrait faciliter l’intégration et le traitement des données dans Power BI. Celle-ci offre :

• Un format lisible par l’homme utilisant une syntaxe de type YAML. Chaque objet de métadonnées tabulaires a une représentation textuelle avec des délimiteurs minimaux. L’indentation est utilisée pour indiquer les relations parent-enfant entre les objets.
• Une meilleure expérience d’édition, en particulier pour les propriétés contenant des expressions DAX et M.
• Un format de sortie de dossier standard dans lequel chaque objet du modèle est représenté par un fichier individuel. Ce format rend TMDL plus convivial pour le contrôle des sources et mieux adapté à la collaboration.

TMDL constitue une étape cruciale vers une meilleure intégration avec les systèmes de contrôle des sources. Cette fonction est conçue pour permettre à plusieurs développeurs de travailler sur le même modèle.

Outre Power BI Premium, cette nouvelle fonctionnalité est également disponible pour SQL Server et Azure Analysis Services. Il s’agit d’une mise à jour très intéressante pour Power BI, qui devrait faciliter beaucoup de choses. Cependant, cette fonctionnalité n’est disponible pour l’instant qu’en mode preview.