Les règles relatives à la TVA déductible sont parfois obscures pour les entreprises. La TVA sur les repas en est une excellente illustration.

Les repas d’affaires pris en compagnie de convives extérieurs ne sont pas les seules dépenses ouvrant à déduction de la TVA. De nombreuses dépenses de repas sont éligibles. Mis bout à bout à la fin de l’année, cela peut représenter une économie substantielle pour l’entreprise.

TVA sur repas : les dépenses ouvrant droit à déduction

Les frais de repas font partie des dépenses ouvrant droit à récupération de la TVA.

Les repas d’affaires, pris en compagnie d’invités extérieurs (clients, prospects, fournisseurs, partenaires…) sont la première situation à laquelle on pense s’agissant de la TVA sur repas. Mais ce n’est pas la seule !

Les dépenses de repas du salarié en déplacement qui consomme, soit dans un restaurant, soit dans son hôtel, ouvrent également droit à déduction. Ainsi, il est tout à fait possible de récupérer la TVA sur le petit-déjeuner pris dans un hôtel… Et ce même si la nuitée n’ouvre pas droit à déduction.

Autre cas de figure : les salariés qui se réunissent au restaurant à l’occasion d’une réunion professionnelle. Dans ce cas, l’entreprise peut déduire la TVA facturée. Cela vaut également pour les repas commandés et livrés au bureau pendant une réunion.

C’est de façon générale le cas pour toutes les dépenses de restauration engagées dans l’intérêt de l’entreprise. Ainsi, les évènements tels que les repas de fin d’année ou les repas de fin de projet renforcent les liens entre les salariés et la cohésion dans l’entreprise. La TVA sur ces repas est déductible.

Comment récupérer la TVA sur les repas ? Les conditions à connaître

Conditions générales de déduction de la TVA

À l’instar des autres types de dépenses, les frais de repas sont soumis aux conditions générales de déduction de la TVA :

• Les dépenses de restauration doivent être engagées dans l’intérêt de l’entreprise,
• Elles doivent être justifiées par les besoins de l’activité,
• Elles doivent être proportionnées,
• Elles doivent être appuyées par des justificatifs de nature à prouver leur existence, c’est-à-dire des factures et assimilés.

Conditions propres aux frais de repas

Il faut ici distinguer selon que la note du restaurant est supérieure ou inférieure à 150 euros TTC.

En effet, selon une tolérance administrative, un ticket de caisse du restaurant suffit pour les repas de moins de 150 euros. Si le nom et l’adresse du restaurant ne sont pas mentionnés, il faut les rajouter à la main.

Les repas de plus de 150 euros TTC doivent quant à eux donner lieu à établissement d’une facture. On doit trouver sur celle-ci le nom et l’adresse du restaurant, son numéro de TVA, et le nom et l’adresse de l’entreprise. On doit également y trouver, comme pour chaque facture, le détail de la TVA par taux, le montant de TVA, le montant HT et le montant TTC.

Il est absolument essentiel que le reçu ou la facture comportent le montant de la TVA. Pourtant, cela arrive encore que cette information ne soit pas mentionnée sur les documents. Dans ce cas, la sanction est sans appel : la TVA n’est pas déductible !

Attention : pour que la TVA sur frais soit déductible, la facture doit être établie au nom de l’entreprise… Et non à celui du salarié !

Des règles spécifiques s’appliquent s’agissant de la TVA sur refacturation de frais.

Quel montant espérer récupérer sur les frais de repas ?

Le taux de TVA sur les repas est variable. Il peut être de 5,5 %, 10 % ou 20 %.

La TVA dans la restauration est majoritairement de 10 %. Ce taux s’applique pour les produits destinés à une consommation immédiate. C’est le cas des plats consommés sur place au restaurant, mais également des produits à emporter et destinés à être consommés immédiatement (par exemple, un sandwich de boulangerie).

Les produits alimentaires achetés hors restauration sont quant à eux soumis à un taux de 5,5 %. C’est le cas notamment des fruits et légumes, de la viande… Il existe certaines exceptions : la confiserie et la margarine, par exemple, sont soumises au taux de 20 %.

Enfin, la TVA sur boissons alcoolisées est de 20 %, quel que soit le lieu d’achat ou de consommation.

Lorsque les frais de repas sont soumis à des taux différentes au sein d’une même note ou facture, celle-ci doit faire apparaître une ventilation par taux.

Quoiqu’il en soit, récupérer la TVA sur les repas permet à l’entreprise d’économiser chaque année de précieuses sommes ! Avec les bonnes informations, cela devient plus simple.

La gestion de la TVA sur repas peut cependant, selon la taille de l’entreprise, s’avérer chronophage et/ou complexe. Pour permettre de réaliser le maximum d’économies à ses utilisateurs, manager.one a développé une technologie permettant de scanner le reçu ou la facture du restaurant.

                                                       Par Jean Marie Koné