{"id":648,"date":"2023-06-07T11:17:40","date_gmt":"2023-06-07T11:17:40","guid":{"rendered":"https:\/\/afrikmanagement.com\/?p=648"},"modified":"2023-06-07T11:17:40","modified_gmt":"2023-06-07T11:17:40","slug":"comment-simplifier-la-gestion-documentaire-de-votre-entreprise","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/afrikmanagement.com\/index.php\/2023\/06\/07\/comment-simplifier-la-gestion-documentaire-de-votre-entreprise\/","title":{"rendered":"Comment simplifier la gestion documentaire de votre entreprise"},"content":{"rendered":"

Sans solution d\u00e9di\u00e9e, il est difficile de ma\u00eetriser la gestion documentaire, surtout si on mixe documents papiers et num\u00e9riques, et leurs provenances.<\/em><\/p>\n

La gestion documentaire est un sujet central au sein de toutes les organisations. Les collaborateurs utilisent et interagissent quotidiennement avec une quantit\u00e9 importante de documents, de toute taille et de tout format. Les flux documentaires sont omnipr\u00e9sents au sein de tous les services de l\u2019entreprise, cela demande ainsi une excellente organisation, gestion et s\u00e9curisation de l\u2019ensemble de ces flux documentaires.<\/p>\n

Sans solution d\u00e9di\u00e9e, il devient assez difficile de ma\u00eetriser cette gestion, surtout lorsqu\u2019on mixe documents papiers et num\u00e9riques, provenant de multiples sources (courrier, email, cl\u00e9 USB, serveur, scanner), et utilis\u00e9s par diff\u00e9rentes personnes au sein de l\u2019organisation.<\/p>\n

Un processus de gestion documentaire solide gr\u00e2ce \u00e0 la GED<\/strong><\/p>\n

Il ne faut pas se leurrer. Esp\u00e9rer rationaliser et optimiser sa gestion documentaire sans outil en 2022 rel\u00e8ve de l\u2019impossible ou de la torture pour les plus t\u00e9m\u00e9raires. Comme expliqu\u00e9 plus haut, la quantit\u00e9, la vari\u00e9t\u00e9 et la richesse des documents invitent les organisations \u00e0 s\u2019\u00e9quiper de solutions tierces pour optimiser le traitement et l\u2019exploitation des donn\u00e9es. Ces solutions sont plus connues sous le nom de GED, gestion \u00e9lectrique de documents.<\/p>\n

Une solution de GED va permettre de prendre en charge l\u2019ensemble du flux, de la capture du document jusqu\u2019\u00e0 sa s\u00e9curisation en passant par son classement ou sa consultation. Voici \u00e0 quoi pourrait ressembler un flux de gestion documentaire ma\u00eetris\u00e9 :<\/p>\n

\u2981 La r\u00e9cup\u00e9ration de l\u2019ensemble des documents :\u00a0<\/strong> <\/em><\/p>\n

La premi\u00e8re \u00e9tape d\u2019une bonne gestion documentaire consiste \u00e0 mettre en place un syst\u00e8me qui va permettre de r\u00e9cup\u00e9rer ou de capter l\u2019ensemble des documents. Ces derniers peuvent \u00eatre li\u00e9s aux services financiers ou comptabilit\u00e9s, ressources humaines, commerciaux, qualit\u00e9, \u2026 Le plus important est de d\u00e9finir le p\u00e9rim\u00e8tre et d\u2019inventorier l\u2019ensemble des sources d\u2019acquisition : e-mail, scanner multifonction, formulaire web, scan mobile, documents issus d\u2019applications m\u00e9tiers. Le syst\u00e8me va ainsi collecter et centraliser l\u2019ensemble de ces documents \u00e0 votre place de mani\u00e8re structur\u00e9.<\/p>\n

\u2981 Le traitement des documents r\u00e9cup\u00e9r\u00e9s :<\/strong> <\/em><\/p>\n

La gestion documentaire ne se limite pas \u00e0 la r\u00e9cup\u00e9ration des documents. Elle permet aussi d\u2019int\u00e9grer ses documents dans un processus m\u00e9tier d\u00e9j\u00e0 existant au sein de votre organisation (le recrutement d\u2019un collaborateur, ou le traitement d\u2019une facture fournisseur) mais, cette fois-ci en version totalement d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9e. Les \u00e9changes et interactions autour des documents se font alors via un seul outil, l\u2019outil de GED ou gestion \u00e9lectronique de document. L\u2019outil prend en charge les workflows, les contr\u00f4les d\u2019int\u00e9grit\u00e9 du document, l\u2019archivage s\u00e9curis\u00e9 ou encore l\u2019int\u00e9gration avec les ERP.<\/p>\n

\u2981 La mise \u00e0 disposition des documents pour les utilisateurs<\/strong> <\/em><\/p>\n

L\u2019objectif d\u2019une bonne gestion documentaire est \u00e9vident la productivit\u00e9. La capacit\u00e9 qu\u2019ont les collaborateurs \u00e0 acc\u00e9der facilement et rapidement aux documents, les afficher, les modifier ou les classer. Les outils de GED sont con\u00e7us pour apporter cette productivit\u00e9, avec un \u00e9l\u00e9ment suppl\u00e9mentaire et incontournable : la s\u00e9curit\u00e9 et la gestion des versions des documents.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Sans solution d\u00e9di\u00e9e, il est difficile de ma\u00eetriser la gestion documentaire, surtout si on mixe documents papiers et num\u00e9riques, et leurs provenances. La gestion documentaire est un sujet central au sein de toutes les organisations. Les collaborateurs utilisent et interagissent quotidiennement avec une quantit\u00e9 importante de documents, de toute taille et de tout format. Les flux documentaires sont omnipr\u00e9sents au sein de tous les services de l\u2019entreprise, cela demande ainsi une excellente organisation, gestion et s\u00e9curisation de l\u2019ensemble de ces flux documentaires. Sans solution d\u00e9di\u00e9e, il devient assez difficile de ma\u00eetriser cette gestion, surtout lorsqu\u2019on mixe documents papiers et num\u00e9riques, […]<\/p>\n","protected":false},"author":5,"featured_media":650,"comment_status":"open","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[16],"tags":[],"class_list":["post-648","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-informatique-securite"],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/afrikmanagement.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/648","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/afrikmanagement.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/afrikmanagement.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/afrikmanagement.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/users\/5"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/afrikmanagement.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=648"}],"version-history":[{"count":1,"href":"https:\/\/afrikmanagement.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/648\/revisions"}],"predecessor-version":[{"id":651,"href":"https:\/\/afrikmanagement.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/648\/revisions\/651"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/afrikmanagement.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media\/650"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/afrikmanagement.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=648"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/afrikmanagement.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=648"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/afrikmanagement.com\/index.php\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=648"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}