Les réunions à distance sont devenues monnaie courante depuis les différents confinements. Depuis, les organisations ont conservé, pour la plupart, un mode de travail hybride permettant aux collaborateurs de travailler depuis chez eux quelques jours par semaine, mais aussi de venir au bureau le reste du temps. Alors, bon nombre de pratiques relatives au monde du travail ont dû être pensées pour s’adapter au télétravail, y compris les réunions. Organiser une réunion à distance, l’animer, demande de prendre en compte quelques bonnes pratiques. De son anticipation, à l’organisation, en passant par son animation et sa conclusion, voici quelques astuces pour performer lors d’une visioconférence avec votre équipe.

Bien organiser votre réunion à l’avance

Avant d’animer une réunion, vous devez procéder à quelques étapes simples, mais ô combien importantes.

Dans un premier temps, envoyez des invitations aux personnes concernées par la réunion, en leur indiquant précisément la thématique et l’objectif de celle-ci. A distance, il est préférable de n’attribuer qu’un objectif et qu’une thématique par réunion, pour conserver l’intérêt des collaborateurs. Veillez à leur envoyer une invitation inspirante, tout en joignant les documents importants à consulter avant le jour J, mais aussi l’ordre du jour si vous le connaissez. Le plus tôt vous envoyez votre invitation, le mieux c’est. Mais dans ce cas, prenez soin d’envoyer un mail de rappel quelques jours avant afin que personne n’oublie de se préparer à la réunion.

Vous avez aussi tout intérêt, selon la thématique abordée lors de la réunion, à vous rapprocher de chaque participant afin de recueillir leurs questions (et gagner du temps le jour J), mais aussi de comprendre leurs problématiques, leur point de vue, pour leur donner un temps de parole ou trouver une solution d’ici au jour de la réunion. De cette manière, vous impliquez chaque participant.

En distanciel, les réunions demandent beaucoup d’énergie car les stimulations sont constantes lorsque l’on passe une heure voire plus devant un écran à devoir écouter et suivre un discours. Entre les notifications de mails, les tâches urgentes à accomplir, combien de collaborateurs travaillent en même temps que la réunion ? Alors, faire en sorte que chaque participant ait un intérêt à participer à la réunion permettra de booster leur concentration et évitera qu’ils ne soient pas à 100 % dans la réunion.

Choisir un endroit calme

Lorsque vous animez une réunion à distance, choisissez un endroit calme. Qu’il s’agisse d’une salle de réunion au bureau, ou d’une pièce isolée chez vous, veillez à opter pour un lieu :

• Où la connexion internet fonctionne bien ;
• Dans lequel vous vous sentez bien pour animer une réunion ;
• Où vous ne serez pas dérangé par des collègues, vos proches, ou par le bruit environnant ;
• Rangé, s’il s’agit de votre domicile, puisqu’une réunion avec les webcam est toujours plus sympathique et vous permet de déceler les incompréhensions éventuelles, les émotions de vos collaborateurs par leur communication non verbale.

Préparer son outil de travail avant la réunion

Lorsque le jour tant attendu de la réunion se présente, vous devez préparer votre outil de travail pour animer votre point en distanciel de la meilleure manière qui soit.

• Chargez votre ordinateur ou ayez une recharge à portée de main ;
• Ouvrez tous les documents utiles à la réunion ;
• Gardez sous la main une liste de questions à poser aux participants ;
• Ayez de quoi noter les remarques, les questions, les éléments importants ;
• Remémorez-vous les points essentiels à aborder au cours de la réunion ;
• Testez votre micro, votre caméra, et vos écouteurs avant d’entamer le point ;
• Vérifiez la connexion à internet ;
• Mettez votre téléphone et vos notifications en sourdine ;
• Connectez-vous un peu avant afin d‘accueillir tous les participants, d’échanger quelques minutes dans la convivialité.

Bien sûr, en début de réunion, vous demanderez à tout le monde de mettre en silencieux téléphone, ordinateur, notifications, etc.

Attribuer un rôle à plusieurs participants

Lorsque vous organisez une réunion, et surtout lorsque vous l’animez, n’hésitez pas à demander à plusieurs collaborateurs de vous donner un coup de main.

Vous pouvez par exemple demander à votre bras droit de garder un œil sur le temps, pour que vous puissiez bien aborder tous les points importants lors du temps consacré à la réunion.

Ensuite, soit vous décidez de prendre vous-même des notes, soit vous demandez à une autre personne d’en prendre pour vous. Ces notes seront essentielles à l’envoi du compte-rendu. Ce pousse-décision est aussi la personne qui synthétise les décisions à prendre.

Enfin, faites en sorte de toujours avoir, parmi les participants et si l’objectif de la réunion est de prendre des décisions, d’inviter un manager, un leader. Cette personne permettra de donner du sens à la discussion en rappelant notamment les intérêts de l’entreprise, la stratégie mise en place, les objectifs à tenir. Ce manager-leader connaît le business, les chiffres et peut être un réel appui pour vous, mais aussi une source de questionnements pertinents, lorsque vous animez votre réunion à distance.

Faire des pauses en cas de réunions longues

Si vous organisez une réunion à distance de plus d’une heure, prévoyez un temps de pause de 5 à 10 min. Ce temps est essentiel pour permettre aux collaborateurs de prendre l’air, d’aller boire un café, ou simplement de déconnecter quelques minutes pour souffler.

Vous pouvez aussi profiter de ce temps pour réorganiser votre pensée, reprendre le lead si la conversation a un peu débordé, etc.

S’il s’agit d’une journée de formation, par exemple, proposez une pause de 10 min toutes les 45 min. Sinon, faites une bonne pause de 15 min chaque heure et demie.

Donner un temps de parole à tout le monde

L’objectif d’une réunion est de présenter un point, tout en invitant à l’échange, la collaboration, le partage de points de vue. Une réunion sera d’autant plus agréable pour chaque partie prenante si, en tant qu’animateur, vous donnez un temps de parole à tout le monde. Prévoyez donc plusieurs sessions de questions/réponses tout au long de la réunion, après chaque thème abordé !

Qu’importe le niveau hiérarchique des collaborateurs invités, leur donner la parole permet de donner du sens à leur présence, de les impliquer, d’estimer leurs questions, leurs doutes, leur contentement, leur ressenti. Ce travail d’équipe est essentiel pour arriver à atteindre des objectifs communs. Ce temps de parole est même bénéfique pour l’épanouissement de chacun car vos collaborateurs se sentent investis dans un projet. Ils savent que leur voix compte, est entendue et qu’ils peuvent suggérer des idées.

Envoyer un compte-rendu après la réunion

Une fois la réunion terminée, prenez soin de remercier tout le monde. Avec la personne chargée de prendre des notes, rédigez un compte-rendu à envoyer à l’ensemble des participants assez rapidement après la réunion.

Ce compte-rendu rappelle :

• l’ordre du jour,
• les décisions prises,
• les actions à mener par chaque collaborateur pour envisager la suite d’un processus,
• la date de la prochaine réunion,
• les questions auxquelles il faudra avoir répondu lors du prochain point, en précisant qui doit trouver la réponse,
• les ressentis s’ils ont une importance dans la prise de décision ou la stratégie,
• les pistes de réflexion ou les idées proposées pour les garder en mémoire.

Ce compte-rendu est très important pour centraliser les informations échangées lors de la réunion, que les participants aient été à distance ou en présentiel. Ce sera le document commun à tous, la base sur laquelle se concentrer pour la suite.

Animer une réunion à distance demande de s’adapter aux nouveaux outils et surtout à la manière de communiquer depuis un ordinateur. Les réunions à distance ont intérêt à être un peu plus courtes, pour conserver l’attention des collaborateurs, stimulés à de multiples reprises par des mails, des appels, des notifications en tout genre sur leur ordinateur. L’organisation et le suivi de la réunion sont capitaux pour impliquer chaque collaborateur.