Organiser un évènement implique de grandes responsabilités, et le projet est souvent réfléchi et préparé depuis des semaines, voire des mois. Pourtant, même si le déroulé est solidement ficelé, vous ne pouvez pas empêcher l’imprévu. Retards, malentendus, problèmes techniques ou logistiques … Si ne pouvez pas toujours avoir la main sur tous ces paramètres, vous pouvez cependant apprendre à gérer les imprévus pour ne pas les laisser ruiner l’organisation d’un évènement professionnel.

Accepter qu’on ne puisse pas tout contrôler

Vous avez bien-sûr tout programmé depuis des semaines, et anticipé le plus possible. Pourtant, vous ne pouvez pas tout contrôler. En effet, certaines choses comme le choix de la musique, du repas, ou du nombre d’invités sont entre vos mains. Cependant, certains facteurs principalement extérieurs ne peuvent pas être maîtrisés. Par exemple, même si vous avez programmé la livraison du repas pour 11h30, si le camion se trouve coincé dans les embouteillages sur le chemin et arrive une heure en retard, vous n’y pouvez malheureusement rien. Evidemment, ces situations sont stressantes, car bien souvent, la ponctualité et la bonne réalisation d’un élément de la journée ou de la soirée conditionnent tous les autres. Cependant, en acceptant que vous ne pouvez pas tout contrôler, vous pourrez plus facilement trouver des solutions, sans céder sous le stress et la pression.

Faire preuve de calme et d’adaptabilité

Face aux imprévus, il est impératif de savoir rebondir rapidement. Il faut donc faire preuve de réactivité et d’adaptabilité, pour trouver des solutions adaptées et en temps voulu. La créativité et la flexibilité seront vos maîtres-mots. Ne perdez pas non plus de vue que l’expérience vous permettra d’être de plus en plus flexible. En effet, plus vous organiserez d’évènements, comme des conférences, des séminaires, des team building ou encore des salons par exemple, plus vous saurez à quoi vous attendre, et quelles réactions adopter selon les situations. Il faut avant tout accepter que tout ne se passera pas comme prévu, sans que cela ne compromette pour autant la qualité de l’évènement.

Anticipation

Aucun évènement ne peut avoir lieu sans anticiper. Ainsi, tout ce qui peut être planifié se déroulera sans encombre, et vous réduirez les possibilités d’imprévus.

Comme son nom l’indique, un imprévu de peut pas être anticipé. Cependant, vous pouvez tout à fait imaginer différents scénarios pour une même situation, afin d’être paré à toutes (ou presque) les éventualités. Ainsi, vous disposerez déjà d’un panel de solutions et de plans B.

En anticipant, vous pourrez donc vous assurer de la fluidité de l’évènement, et prévoir à l’avance les éventuels urgences, manques, retards … Aussi, cela vous permettra de réfléchir par ordre de priorité. En effet, certains imprévus sont plus importants que d’autres. Par exemple, si lors d’une conférence, vous recevez des croissants à la place des petits fours, et que les micros ne fonctionnent pas, il est évident que certaines urgences doivent être traitées avant d’autres.

Savoir déléguer

Lorsqu’on organise un évènement, il est parfois difficile de déléguer, de peur que tout ne se déroule pas exactement comme on l’a prévu. Pourtant, c’est en voulant tout faire et tout gérer que vous risquez de compromettre la qualité de l’évènement. Si vous avez élaboré de A à Z un événement, dans la pratique, vous ne pourrez pas le mettre sur pieds seul. Entourez-vous donc de professionnels et de collègues de confiance, pour pouvoir déléguer sans stress.

Chacun doit avoir un rôle précis et clair, et doit s’y tenir. Bien sûr, chaque personne responsable de l’organisation de l’évènement peut aider les autres, mais il est d’abord primordial de se concentrer sur ses tâches. Ainsi, vous éviterez les oublis, mais aussi les doublons, et chacun pourra être efficace.

Adopter un état d’esprit positif

L’organisation d’évènements est bien souvent une source de stress. Adopter un état d’esprit positif favorisera une atmosphère sereine, propice au travail de groupe, à l’entraide et à la créativité. Ainsi, vous pourrez aborder le jour J plus sereinement, prêt à trouver les meilleures solutions pour dompter l’imprévu, puisque votre esprit ne sera pas pollué par le négatif. Aussi, gardez en tête que ce qui ne se passe comme vous le souhaitiez initialement n’est jamais réellement un échec, mais plutôt une occasion d’apprendre, et de faire mieux la prochaine fois.

En résumé, si les imprévus sont, par définition, impossibles à éviter, il est cependant possible d’apprendre à les gérer. Anticipation, communication claire et transparente, capacité d’adaptation et flexibilité seront vos meilleurs alliés pour organiser un évènement professionnel réussi, sans se laisser décontenancer par des incidents inattendus.