L’été est le bon moment pour se pencher sur la rentrée, et sur les nouvelles stratégies communication à mettre en place. Dès la fin août, les canaux de communication classiques seront de nouveaux pris d’assaut par les marques, et leurs différents messages publicitaires. La signature mail est un excellent moyen de s’adapter à la saturation des canaux classiques et de prendre la parole efficacement auprès de votre audience avec un coût marginal. Souvent sous-estimée et inexploitée, la signature mail de vos collaborateurs est pourtant un vecteur d’opportunités. En moyenne, 40 emails sont envoyés par jour et par collaborateur. À l’échelle d’une entreprise de 200 personnes, ce sont près de 126 000 emails qui sont envoyés par mois. La signature mail est un point de contact naturel et non-intrusif pour adresser au quotidien vos audiences.

1. Protéger et renforcer votre image de marque

La première raison d’utiliser un outil de gestion et de centralisation des signatures mail des collaborateurs est de protéger votre image de marque. Si aucune solution n’est utilisée, les employés sont livrés à eux-mêmes pour la mise en place de leur signature, ce qui peut vite poser un problème. Même si un template est fourni, la marque n’a aucun contrôle sur l’utilisation de celui-ci, et des communications non souhaitées peuvent être envoyées à tous les contacts des collaborateurs.

Grâce à une solution automatisée telle que Letsignit, le déploiement de signatures mail brandées est automatique, et les signatures couvrent tous les besoins : plusieurs numéros de téléphone, liens vers l’agenda pour les prises de rendez-vous, signatures en différentes langues, intégration de bannières différentes selon les services ou selon les campagnes de communication…

2. Amplifier la visibilité de vos campagnes de communication

L’e-mail 1-to-1 est un levier de communication puissant, surtout dans un contexte où les algorithmes sont de plus en plus capricieux. Avec les emails, chaque message est réellement envoyé et lu par les bonnes personnes. En choisissant d’inclure les signatures mail dans votre stratégie de communication, vous capitaliserez sur un média puissant, peu coûteux et au ROI important (en moyenne 4 % de taux de clics par campagne).

Les cas d’usage sont nombreux, et ce canal s’adapte à tous les besoins : les commerciaux peuvent relayer une nouvelle offre commerciale ou un case-study, les RH peuvent partager des offres d’emploi, le marketing peut partager les derniers contenus type livre blanc, la communication peut par exemple partager les campagnes en cours…

La signature mail est aussi un excellent moyen de travailler votre génération de trafic, et de booster votre business, notamment grâce à l’intégration de liens vers votre site web, vos réseaux sociaux, ou encore de liens vers l’agenda des commerciaux.

3. Engager vos collaborateurs là où ils se trouvent vraiment

La communication interne est généralement le parent pauvre des campagnes de communication. Il n’est pas toujours possible de capter l’attention de vos collaborateurs, pris dans les tâches du quotidien. Les outils comme Yammer ou Workplace existent, mais bien souvent, ils ne sont pas consultés à temps, et des informations essentielles peuvent ne pas circuler.

Grâce à sa fonctionnalité de ciblage interne, Letsignit permet de relayer de façon spécifique les messages importants dans tous les emails envoyés au quotidien par les collaborateurs. Un excellent moyen de partager les contenus que les employés doivent impérativement connaître : formations, événements d’entreprise, enquêtes, nouveautés, initiatives RSE… Les emails envoyés en interne deviennent alors votre meilleur canal de communication interne.

Letsignit a également cherché à quantifier ce bénéfice chez ses clients. Là encore, les résultats sont probants, puisqu’ils relèvent en moyenne une augmentation de 38% de l’engagement et l’information collaborateur. Une aubaine pour les organisations qui ont de plus en plus de mal, dans un contexte hybride, à informer et engager leurs collaborateurs.

4. Mise à jour automatique des informations de contacts de vos employés

L’un des grands classiques lorsqu’on parle de signatures mail concerne la présence d’informations erronées lorsqu’il n’y a pas de gouvernance en place.

Avec Letsignit, votre annuaire d’entreprise se synchronise automatiquement, et toutes vos données sont centralisées et à jour. Si vous changez de nom de marque, d’adresse, de numéro de téléphone ou de logo, les informations sont mises à jour en quelques clics pour tous les collaborateurs. Un gain de temps précieux, et l’assurance d’une identité de marque respectée et d’une prise de contact simplifiée.

5. Vos employés deviennent vos premiers ambassadeurs

Les communications dans les signatures mail de votre entreprise sont particulièrement efficaces car elles sont associées à vos collaborateurs et non pas à votre marque en direct.

Contrairement à des campagnes de marketing automation au ton toujours très artificiel et commercial, en choisissant de relayer vos campagnes via les emails de vos collaborateurs, vous les transformez en ambassadeur et misez sur une approche plus humaine.

L’intérêt du destinataire est donc bien réel, à l’inverse d’autres canaux souvent très intrusifs. Ce canal est donc idéal pour intégrer tous vos messages importants et profiter de l’impact positif de vos collaborateurs sur les destinataires.

6. Gérer efficacement la mise en conformité légale et réglementaire de vos emails

Pour de nombreuses entreprises, notamment dans certains secteurs sensibles, il est primordial de s’assurer que les emails envoyés par les collaborateurs respectent la réglementation. Letsignit permet une gestion centralisée des clauses de non-responsabilité, des divulgations, et autres mentions légales via l’intégration automatique de disclaimers.

7. Une vraie facilité de mise en œuvre

Les avantages d’intégrer une solution de centralisation des signatures mail sont nombreux. Grâce à Letsignit, vous pouvez centraliser et uniformiser toutes les signatures mails de vos employés, et diffuser vos messages marketing, ou vos communications internes aux bonnes personnes. L’autre gros avantage de cette solution est sa facilité de mise en œuvre. Letsignit est totalement plug & play, et c’est techniquement très facile de l’intégrer à votre messagerie Microsoft Office 365 (Outlook). L’implémentation de Letsignit est entièrement sécurisée, la solution est certifiée ISO 27001 & ISO 27018, les plus hauts standards en termes de sécurité de l’information et de protection des données personnelles.

En centralisant la gestion de vos signatures mail, vous libérez aussi votre service IT de tâches chronophages. L’ajout d’une campagne, ou le ciblage d’un groupe de collaborateurs pour intégrer un contenu ou un message se fait en quelques clics. Très bien pensée, la solution offre une prise en main simple, un affichage des signatures sur tous les appareils et les services marketing, communication ou RH pourront l’utiliser sans avoir à passer par les équipes IT.